Automatización de procesos en pymes: el futuro inteligente

Hasta hace poco tiempo, la automatización parecía un privilegio reservado a las grandes empresas, capaces de desplegar una potente infraestructura material y humana para hacerla posible. Pero hoy día cualquier compañía, desde las más pequeñas a las multinacionales, cuentan con un amplio abanico de tecnologías con las que hacer más eficientes sus procesos, adaptarse a nuevos escenarios y mejorar la productividad.

Las posibilidades que ofrecen la Inteligencia Artificial (AI), el Internet de las Cosas (IoT) y las nuevas tecnologías de la información y la comunicación son muy amplias. Entre las tendencias que no requieren un gran coste para las empresas destacan los chatbots, la digitalización, el cloud computing y la automatización robótica de procesos (RPA).

En cuanto a los chatbots y respuestas automáticas, cualquier pyme debe ser consciente de que el comercio electrónico ha crecido de forma exponencial en el último año y, con él, la competencia entre proveedores de productos y servicios. La atención al cliente es, más que nunca, un rasgo diferenciador de cada negocio y el consumidor exige cada vez más una respuesta inmediata y en cualquier momento. La utilización de chatbots (que funcionan gracias a la Inteligencia Artificial) no solo aumenta la productividad –agilizando el proceso de venta- sino que ofrece imagen de una empresa automatizada e innovadora. Existen soluciones muy asequibles para contar con un chatbot, como Live Chat, Landbot, Drift, Zendesck u Olark.

Pero la automatización no solo debe enfocarse al cliente externo. Existen multitud de plataformas para dejar atrás contratos, registros, facturas y todo tipo de documentos físicos y transformarlos al formato digital, lo que permite almacenarlos, centralizarlos y trabajar con ellos con la mayor flexibilidad y seguridad. DocuSign, AdobeSign, Viafirma, SignRequest, PandaDoc son solo algunas de las incontables soluciones de firma electrónica disponibles para cualquier bolsillo. Sin olvidar cuentas de almacenamiento en la nube –cloud computing- como Microsoft Azure, DropBox, OneDrive y otros muchos proveedores especializados en softwares de contabilidad online, recursos humanos, finanzas, etc., que permiten acceder a documentos y gestionar desde cualquier lugar.

Un paso más allá es la automatización robótica de procesos (RPA), una evolución del uso de software con IA o aprendizaje automático para gestionar un alto número de tareas repetitivas, como las que ejecutan los departamentos de finanzas. Eliminar procesos manuales permite trabajar con datos de forma más segura, inteligente y eficiente, permitiendo a los empleados dedicar su tiempo a otras tareas. Las pymes pueden empezar en este proceso, por ejemplo, mediante la automatización de facturas, cobros y pagos.

Ventajas de la automatización

Además del aumento de la productividad y la eficiencia, la utilización de estas técnicas de automatización de procesos empresariales aporta grandes ventajas a las pymes. Permite una mejor adaptación a las demandas y fluctuaciones del mercado; optimiza costes laborales; aumenta el retorno de inversión de las estrategias de marketing –automatizando campañas de email marketing y utilizando los análisis automáticos de tendencias del consumidor-; minimiza los errores humanos; facilita el teletrabajo; mejora la colaboración –especialmente a través de las plataformas online y cloud-computing; y aumenta la experiencia del consumidor y del empleado, entre otras muchas.

Pero la automatización no se consigue de la noche a la mañana. Es necesario escalar poco a poco, comenzando por los procesos más rutinarios, marcando un calendario y siguiendo un orden concreto.

Del Open Banking a las API: el ejemplo de CESCE API Market

Tras el Open Banking –que permite la gestión del dinero de las pymes de forma inteligente, conectando con servicios de terceros que recogen sus datos bancarios y automatizan pagos y cobros-, la tendencia que gana peso en el ámbito de las finanzas es automatizar sus servicios gracias a la implementación de APIs (interfaz de programación de aplicaciones). Se trata de una interfaz que permite sincronizar, enlazar y conectar la base de datos de un servicio con una aplicación cualquiera; en otras palabras, establece un puente que garantiza el intercambio de datos de forma segura y sin involucrar a terceros.

Un ejemplo de API de integración entre sistemas propios y del proveedor es CESCE API Market, la solución que integra servicios CESCE y sus funcionalidades en el entorno de la pyme, lo que facilita la gestión del crédito comercial de la empresa de forma ágil y sencilla. Se trata de un servicio gratuito para clientes CESCE en el que al usuario le bastará con registrarse en su entorno Sandbox para poder probar y validar las posibles integraciones con los Productos API disponibles: gestión de riesgos, gestión de ventas, financiación, gestión de siniestros y el simulador CESCE Fácil.

La integración en el sistema de la pyme de estos Productos API permite la automatización de un gran número de procesos que posibilitarán reducir posibles errores derivados de la intervención manual; reducir tiempos de gestión; y agilizar procesos.