Debilidades a erradicar en los procesos de compra

Los bruscos cambios de precios y el elevado número de rivales en el ámbito internacional hace que muchas compañías se vean obligadas a revisar sus procesos de compras o adquisiciones en aras de obtener la máxima efectividad. El problema es que muchas de estas empresas aún realizan la evaluación de los mejores proveedores del mercado de una forma manual sin tener en cuenta que la tecnología podría dar lugar a unos resultados más precisos, además de un notable ahorro en los costes.

En concreto, y en el ámbito europeo solo un 24 por ciento del tejido empresarial utiliza la automatización para realizar la selección de las mejores firmas de aprovisionamiento. Todo ello hace que las compras o las adquisiciones supongan un importante punto débil para las compañías. Y es que si los peligros que esta carencia implica no se detectan a tiempo ponen en entredicho la productividad y, con ello, la propia viabilidad de la firma.

Por ello cuanto más globales y complejas sean las cadenas de suministro que necesita una compañía mas fundamental será que dicha compañía sea capaz de detectar los peligros. Es obvio que cualquier sociedad de éxito debe ser una especialista en el aprovechamiento tecnológico en su beneficio en el ámbito de la cadena de proveedores.

Por desgracia aún son muchas las que siguen dormidas. De hecho un estudio realizado por Shared Services & Outsourcing Network situaba por encima del 50 por ciento las compañías que estaban atrasadas en el ámbito del aprovisionamiento. Por todo ello es importante analizar cuáles son las grandes carencias de las nuevas empresas en todos su procesos de compras.  

Inusitada ausencia de plan

Por norma general, los departamentos suelen ser áreas estanco con escasa Inter operatividad con el resto de áreas de la compañía. Debido a ello lo habitual es que las empresas utilicen herramientas o soluciones de software que realizan los proceso de forma manual o que ofrecen una calidad que no es la óptima.

Además, se trata de aplicaciones con unas interfaces muy limitadas que hace que solo sean útiles en el departamento de compras, lo que genera un sinfín de software diferente en los procesos de la empresa que en nada ayudan a obtener una mejor eficiencia.  

Sin automatización

Al excesivo número de soluciones informáticas diferentes se une la necesidad de introducir manualmente los datos de alguna de ellos, lo que genera que importantes recursos para la empresa estén realizando un trabajo que no aporta nada. De ahí que sea fácil deducir que todo el proceso de gestión con los proveedores sea clave en aras de disminuir lo que se paga por el aprovisionamiento.

A pesar de ello actualmente menos del 30 por ciento de la firmas recurren a las soluciones que integran Inteligencia Artificial y que permite alertar de un suministrador cuando  éste deja de cumplir sus obligaciones contractuales en ámbitos que van mucho más allá del precio. Pero conocer al momento si existe algún fallo en la cadena no es lo único que un emprendedor puede lograr con la tecnología, también podrá acceder a lo que ocurre en el resto del mercado.

Y es que este tipo de software no se limita únicamente a vigilar a nuestros proveedores también monitorea lo que hacen los competidores de modo que permite a los compradores identificar amenazas y reaccionar con prontitud y eficacia. Por si fuera poco, los sistemas integrados de  e-procurement, que es el nombre oficial que recibe la automatización de todos aquellos servicios relacionados con la cadena de suministro, también permiten mirar atrás y recurrir al bigdata para indicar una serie de medidas que el empresario puede efectuar para mejorar los rendimientos de la cadena de aprovisionamiento.

Con todo, conviene tener en cuenta que la automatización en todos los procesos de gestión de proveedores no es un fin en sí mismo sino que es una herramienta de ayuda. Será el comprador (en este caso el empresario) el que tendrá que hacer uso de la información para tomar las decisiones que le ayuden a lograr los objetivos.

Entre los procesos que se pueden automatizar destacan tres: evaluación de riesgos, gestión de certificados y supervisión del rendimiento ofrecido. En todos estos apartados, las herramientas actuales pueden incluso ser útiles para predecir el futuro con pronósticos fiables que parten de los datos obtenidos.

Con ello las empresas pueden anticiparse a los problemas utilizando las ponderaciones de riesgo que cualquier aplicación de e-procurement puede ofrecer en la actualidad y, por tanto, tomar decisiones de negociación más exitosas. Por tanto, todas estas aplicaciones que ahora solo aprovechan unos pocos negocios deben convertirse en norma en pocos años para que los negocios sean capaces de reducir sus riesgos comerciales.

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