Inventarios: guardar o no guardar stocks, ésa es la cuestión

Dice nuestro refranero que es tanta virtud el trabajar como también el guardar. Y esta premisa es la que gobernó la práctica de muchas empresas en el pasado, en donde se apostaba por intentar tener los almacenes repletos de stock para prestar el mejor servicio a sus clientes. Es decir, se relacionaba la eficiencia simplemente con el volumen de existencias, en vez de con la gestión que se hiciera de las mismas.

Hoy, sin embargo, cada vez resulta más habitual buscar el nivel mínimo de almacenamiento que permita, por un lado, atender a la demanda y, por el otro, cubrir posibles imprevistos dentro de la empresa. De hecho, un nivel alto de inventario se considera un signo de ineficiencia estratégica, por los altos costes que conlleva y por la reducción en los márgenes de beneficio.

Todo ello se enmarca dentro de la filosofía de la producción JIT (just in time, en inglés), un sistema de organización de origen japonés cuya premisa es fabricar lo que se necesita, en las cantidades adecuadas y en el momento oportuno.

Los costes del inventario para una empresa

Es habitual que, independientemente del sector en el que opere, una empresa almacene distintos artículos para luego darles salida en el mercado, pudiendo atender la demanda. De este modo, se generan los inventarios o stocks, cuyo volumen será siempre un elemento crítico dentro la compañía, debido a los posibles inconvenientes que puede traer consigo, como la obsolescencia de la mercancía o su deterioro. Los costes para una organización de la gestión del inventario pueden ser:

• De adquisición, según se hayan comprado los bienes en el exterior, o hayan sido producidos internamente, habiendo de determinarse entonces su coste unitario.
• De reposición (lead time), que incluye generalmente los costes de transporte y de tramitación del pedido
• De almacenamiento, donde se contabiliza el coste de los almacenes, del personal que se ocupa de su gestión, del mantenimiento de los productos, los seguros contratados en caso de robo o desastre, consumos fijos, posibles pérdidas, etc.
• Financieros, es decir, el coste de oportunidad que significa invertir en estos stocks en vez de en otras posibles operaciones que rindan beneficios para la compañía.

Cómo gestionar eficazmente tu stock

Es conveniente diferenciar el modo de gestionar los inventarios según la naturaleza física de los productos que se almacenan y el uso que se vaya a hacer de ellos:

• Para las materias primas, el modelo de gestión más comúnmente aceptado es el de Wilson, que procura asegurar el abastecimiento constante de mercancías para que la empresa tenga siempre capacidad operativa con unos costes de almacenamiento mínimos. Para lograrlo, se analizan distintos elementos clave como los plazos de entrega de los pedidos, la posible variación en los precios de compra o el coste medio de mantener parado el producto dentro de la empresa.

• En relación a los productos intermedios y finales, conviene tener muy presente los tiempos y procesos de producción internos que se dan dentro de la organización, y que deben estar siempre lo más en consonancia posible con la demanda del mercado. La clave para conseguirlo es alinear los departamentos que estén implicados en el proceso productivo del modo más efectivo posible, consiguiendo una óptima coordinación entre ellos.

• Finalmente, están los materiales y suministros, elementos que van desde las mesas en las que desempeñan sus tareas los trabajadores a los embalajes de los productos o las fuentes de energía, por ejemplo. Es muy importante que siempre exista un hueco para ellos en el almacén, de cara a evitar cualquier sorpresa desagradable en el momento más inesperado.

La gestión de inventarios no es una tarea que se pueda definir y aplicarse de un modo sistemático, sino que debe estar sujeta a una constante revisión según las necesidades de la empresa y su propia evolución. La principal premisa es las de intentar controlar siempre los costes y el rendimiento. Apostar por una filosofía de una mejora continua en pro de la mejor eficiencia es, quizá, el único secreto para sacarle el máximo rendimiento y, de paso, responder de un modo eficaz y positivo a las demandas de los clientes y del mercado.