Los espacios de trabajo aceleran su transformación hacia entornos 4.0

Entre los cambios que ha traído consigo la pandemia para el entorno laboral se encuentran los de tener que reacondicionar los centros y los espacios de trabajo para mejorar el bienestar físico y las medidas de protección de los empleados. Ya no se trata sólo de cumplir con las medidas legales impuestas desde la Administración sino que los directivos de las empresas deben implementar modificaciones en los diferentes lugares bajo la premisa de garantizar una tranquilidad emocional para su capital humano, después de meses en los que, probablemente, ha tenido que teletrabajar desde su propio domicilio.

Frentes muy diversos

Junto a las medidas sanitarias, los nuevos entornos de trabajo deben ir incorporando algunas tendencias clave que están en crecimiento en los últimos años, y que la crisis por coronavirus ha acelerado de manera geométrica. Por ejemplo, la integración con las nuevas tecnologías implica desafíos para la transformación radical de los propios organigramas de las compañías: los departamentos son, cada vez, más líquidos y colaboran entre ellos, por lo que es cada vez más necesario el diseño de las oficinas siguiendo un enfoque de espacio abierto (open space) y de habitáculos híbridos, en los que las barreras visuales se eliminen para favorecer la comunicación y la interacción entre personas.

Para fomentar la productividad y la innovación, se ha de apostar por la colaboración flexible entre todos los miembros de una entidad, lo que significa no organizar los espacios por departamentos, sino mediante entornos accesibles que posibiliten la estructuración de trabajos por proyectos, en los que empleados de diferentes áreas y niveles de responsabilidad se complementen para lograr el mejor resultado posible. La arquitectura de interiores de la oficina, por lo tanto, no debe ser algo fijo e inmutable que se mantenga contra viento y marea en el tiempo, sino que evolucione a medida que lo hagan los encargos y los propios clientes que lleguen a la compañía.

Hacia un diseño funcional

Otra de las tendencias indica que los empleados serán, por un lado, más freelances que colaboren durante un tiempo con la entidad pero en un régimen de gran flexibilidad, y, también, en relación al personal fijo, podrá, cada vez más, teletrabajar, de acuerdo a sus cargas de responsabilidad en cada momento del ejercicio atendiendo a sus propias necesidades personales. Esto significa para las oficinas el diseño de espacios funcionales y eficientes, que puedan ser compartidos por varios profesionales a lo largo de una jornada, estando dotados de todos los accesos tecnológicos suficientes como para poder llevar a cabo cualquier tarea.

En paralelo, ganan una importancia crítica las denominadas áreas de descanso, que son zonas de interacción social en las que los empleados, además de relajarse y reducir su nivel de estrés, pueden compartir ideas de manera informal en sesiones de brainstorming. Por ello, además de elementos destinados al ocio (como televisores, sofás o libros de entretenimiento), es adecuado dotarlas, también, de ítems como pizarras, ordenadores con conexión a la Red o mesas funcionales de trabajo. Incluso, empieza a extenderse la incorporación de buzones en los que los trabajadores pueden proponer ideas relacionadas con el intraemprendimiento para la dirección de la empresa que, si posteriormente, se juzgan que son interesantes, pueden ponerse en marcha.

En cuanto a los despachos de los directivos, junto a la desaparición de las barreras tradicionales, como las paredes, las puertas o, incluso, las mesas donde los asistentes indicaban cómo y cuándo era posible reunirse con ellos, la tendencia es hacia crear módulos iguales a los del resto del capital humano, aunque incorporando elementos que favorezcan la realización de videoconferencias o de reuniones improvisadas con parte del personal.

Comodidad y placer

Diversos estudios afirman que hitos que hasta ahora apenas se tenían en cuenta, como, por ejemplo, la contaminación acústica, juegan un rol clave en la productividad y en la motivación de los empleados. Por ello, la incorporación de suelos, paredes y techos aislantes del ruido del exterior ayuda a mejorar los niveles de satisfacción. En esta línea, la llegada de muebles ergonómicos, como sillas regulables o protectores de la vista regulables en el ordenador, es crítico, a la larga, para incrementar la fidelidad del capital humano hacia la empresa e, incluso, rebajar los niveles de absentismo.

La ventilación natural, la apuesta por la iluminación exterior, la incorporación de plantas o la introducción de humidificadores que renueven el aire son, también, muy importantes para mejorar los ratios de productividad. De hecho, otra parcela que está creciendo en estos espacios de trabajo 4.0 es el desarrollo de lugares en los que los clientes puedan disfrutar de experiencias de usuario personalizadas, lo que significa disponer de habitáculos que ‘hablen’ sin palabras sobre lo que representa la entidad, y, en este sentido, este tipo de recomendaciones serán siempre una magnífica tarjeta de presentación.

A pesar de que todavía estamos en el inicio de la verdadera revolución de los espacios de trabajo, tal y como señala Deloitte en ‘La llave para tener oficinas más saludables en la era post-Covid’, “la tecnología, la digitalización y la optimización de procesos, especialmente la automatización, van a desempeñar un papel clave en la creación de edificios saludables para proteger y fidelizar a los empleados”.