Anticipo de clientes: qué es, cómo se contabiliza y ejemplos

Entre las diferentes formas de pago y de cobro que existen, una de las más utilizadas es la del anticipo de clientes, que se trata en realidad de un adelanto anterior a la entrega efectiva del producto o del servicio acordado. Su principal razón de ser es la de compensar al vendedor por los gastos que tiene para la preparación específica de un pedido.

¿Qué es un anticipo de clientes?

En un anticipo de clientes, el comprador suele efectuar una entrega económica a la empresa vendedora a cuenta de un suministro que se dará más adelante en el tiempo. Suele ser un porcentaje sobre el precio final que se haya fijado, aunque en algunas ocasiones y de acuerdo a la relación de confianza que exista entre ambas partes, puede anticiparse el montante total de la operación. 

También es frecuente que se establezca un anticipo de clientes para conseguir un aplazamiento en los pagos, aunque en estas circunstancias se suele trabajar con pagarés, de manera que se eviten potenciales retrasos más adelante. Muchas empresas ofrecen la posibilidad de trabajar con una cuenta anticipada al cliente para facilitar estas operaciones.

¿Cómo se aplica el IVA en los anticipos de clientes?

Cualquier empresa que reciba un anticipo de cliente tiene que emitir una factura, en la que estará desglosado el IVA que se ingresará en la siguiente declaración. 

El IVA habrá que ingresarlo en el trimestre de la fecha en que se perciba el anticipo. Además, una vez se complete la venta habrá que emitir otra factura por la totalidad del bien o del servicio, en la que se descontará el anticipo recibido incluyendo el IVA pendiente de facturar.

Ejemplo: Supongamos que una empresa de diseño gráfico acuerda un proyecto con un cliente por un total de 15.000 euros. Si el cliente realiza un anticipo de 5.000 euros, la factura de este anticipo incluirá el IVA sobre esta cantidad. En este caso, el IVA se calculará sobre los 5.000 euros. Cuando se emita la factura final, se aplicará el IVA sobre los 10.000 euros restantes que deberá pagar el cliente, después de descontar el anticipo. Así, el IVA que se ingresará en la declaración se basará en el anticipo y el IVA final se calculará sobre la base imponible ajustada.

¿Qué sucede si se emite una factura de anticipo sin IVA?

Si se emite una factura de anticipo sin IVA, se pueden presentar varios problemas:

• Incumplimiento fiscal: No incluir el IVA va en contra de la normativa tributaria.
• Sanciones: La administración tributaria puede imponer multas o recargos por esta omisión.
• Deducción del IVA: El cliente no podrá deducir el IVA soportado, lo que afecta su situación fiscal.
• Errores contables: Puede generar discrepancias en los registros contables, dificultando la conciliación de cuentas.

En resumen, es crucial incluir el IVA en las facturas de anticipo para cumplir con la ley y evitar complicaciones.

Contabilización de un anticipo de clientes

De acuerdo a la actual normativa contable, una operación de anticipo de clientes se contabiliza en la cuenta 438 como ‘Anticipos de clientes’. Esto significa que se tiene que abonar por las recepciones en efectivo, con cargo a la cuenta que corresponda del subgrupo 57 y se cargará por las remesas de mercaderías y otros bienes a los clientes, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 70.

Hay que tener en cuenta que todos los anticipos deben llevar su correspondiente IVA, que hay que computar para su adecuada contabilización.

El anticipo de clientes… ¿Es un activo o un pasivo?

Un anticipo de clientes genera por sí mismo un compromiso entre vendedor y comprador, por lo que desde el punto de vista contable hay que computarlo como deuda, lo que significa que la empresa debe a su cliente un bien adquirido (o, en su defecto, un servicio contratado). Esto significa que el anticipo de clientes tiene que figurar en el pasivo circulante en el balance de situación de la entidad.

¿El anticipo a proveedores es activo o pasivo?

Al considerar los anticipos de clientes, hemos determinado que estos se clasifican como pasivos. Sin embargo, la situación es diferente para los anticipos a proveedores.

Los anticipos a proveedores se registran como parte del activo corriente, ya que representan un derecho a recibir un servicio o producto por el cual ya se ha realizado un pago parcial.

Cuentas para el anticipo de clientes

Las principales cuentas para el anticipo de clientes son:

• Cuenta 407 y subgrupo 57: dentro de ‘Existencias’. Aquí cabe incluir el IVA soportado de la cuenta 472, a pesar de tratarse de un anticipo.
• Cuenta 438: de ‘Anticipos de clientes’, en el que se recogen las entregas, habitualmente en efectivo y en concepto de “a cuenta” de suministros futuros por parte de los clientes.
• En el balance: dentro del Pasivo Corriente, en el epígrafe V ‘Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar’, en el apartado 7 cuya denominación es Anticipo de clientes.

La importancia del modelo 347

El modelo 347 es la declaración anual de las operaciones de una empresa con terceros, relacionado con las entregas y adquisiciones de bienes y servicios por importe superior a 3.005,06 euros realizadas durante el año natural inmediatamente previo a aquel en el que tiene lugar la presentación. 

Entre las operaciones que hay que relacionar en el modelo 347 están los anticipos de clientes y a proveedores, declarando el importe de los mismos minorados en los importes de los anticipos.

Plazo de presentación del modelo 347

Cada año en febrero, es necesario presentar el modelo 347, que incluye todas las transacciones realizadas durante el año natural anterior.

Es fundamental prestar especial atención al momento de declarar las facturas emitidas. Si se recibe un anticipo de clientes en un trimestre y el saldo restante en otro, es importante que la declaración refleje el orden cronológico correcto de estas operaciones.

No seguir este procedimiento puede acarrear consecuencias negativas, resultando en dos posibles sanciones: una por presentar el IVA fuera de plazo y otra por cometer errores en el modelo 347.

Ejemplo de un anticipo de cliente

Para entenderlo con un ejemplo:

Imaginemos que un cliente realiza un pedido de 1.000 euros más IVA (21%) y realiza una transferencia del 50% en concepto de anticipo. Este debe figurar en la cuenta 438 por un importe de 500 euros, junto al IVA repercutido en la cuenta 477 por 52,5 euros.

La fórmula que se aplica es la siguiente:

Importe recibido (57) Cuenta de tesorería a (438) Base imponible

(477) IVA repercutido

En este caso:

500 (57X) Banco a (438) Anticipo de clientes 500

(477) IVA repercutido 52.5 

Si bien lo más común es emplear la cuenta contable 438 para estos casos, el plan general contable también contempla el uso de la cuenta 181 para situaciones en las que se reciban anticipos de clientes a largo plazo.

Cancelación de un anticipo de cliente

Es posible cancelar los anticipos a clientes en dos supuestos: 

• En el momento en el que se realiza la venta para la cual se recibió el anticipo.
• Si finalmente no llega a concretar la operación y hay que devolver el dinero recibido en concepto de adelanto.

Sea por cualquiera de estas dos razones, hay que cargar en la cuenta 438 la cancelación, siempre que se devuelva al cliente el dinero entregado a cuenta. En este caso, se carga en la cuenta 438 con abono a la cuenta 778 de ‘Ingresos excepcionales’, dado que se trata de un ingreso que la empresa obtiene de una forma extraordinaria fuera de su actividad habitual.

Conclusiones sobre el anticipo a clientes

En definitiva, los anticipos a clientes son habituales entre autónomos y pymes, pero gozan de un tratamiento contable y fiscal específico que es importante tener en cuenta, y que es particularmente crítico en el momento de la contabilización del IVA. 

Esta información se comparte en Asesores de Pymes por la relevancia para las empresas españolas. No necesariamente los productos y servicios que se recomiendan en este blog son ofrecidos por Cesce. Para conocer en detalle el portafolio de productos que ofrece la compañía, puede hacerlo entrando en cesce.es.