Qué es y para qué sirve el balance de comprobación en una pyme

Los recursos con los que cuenta una pyme, en especial, los financieros son escasos por lo que conviene llevar siempre un registro contable lo más preciso posible para evitar que se pueda producir un desfase en cualquier momento. Tener un control escrupuloso de la realidad financiera de una organización contribuye a que se pueda mantener una buena salud financiera y, con ello, disponer de una tesorería fluida que le permita atender los pagos a corto plazo y, en general, la actividad de la compañía. En este sentido, el balance de comprobación ofrece una información muy importante de gran valor para los gestores de una entidad.

La utilidad del balance de comprobación

Ningún empresario debe tener recelo de la contabilidad. Al contrario, es una de las herramientas que mayor información le aporta para conocer su realidad económica y, en virtud de ello, poder tomar decisiones relevantes, como por ejemplo, para redistribuir sus recursos del modo más eficiente posible.

Existe toda una batería de documentos y de análisis que puede realizar una organización para entender su estado financiero, como la cuenta de pérdidas y ganancias, el periodo medio de maduración o ratios como el de solvencia. Cada uno de ellos permite clarificar el estado de los recursos económicos de una entidad, ya que no es lo mismo un coste que un gasto, o un ingreso que el beneficio. En cualquier caso, la suma de todos estos documentos contribuye de manera decisiva a poder planificar la estrategia a cualquier nivel de la firma, y ayuda a que la productividad y la eficiencia crezcan de manera importante.

En este sentido, el balance de comprobación (que, en ocasiones, también recibe el nombre de balance de sumas y saldos) permite conocer el estado financiero de una compañía gracias a que refleja de modo fehaciente el conjunto de las operaciones que esta ha realizado en un periodo de tiempo determinado. Es decir, que por una parte incluye el debe de las cuentas de la empresa y, por el otro, el haber. Finalmente, en él aparece la diferencia que se produce globalmente entre ambas partidas, que recibe el nombre de saldo.

De acuerdo a la legislación del Código de Comercio, el balance de comprobación debe ser satisfecho por cualquier entidad con carácter trimestral, y tiene que incluirse en su libro de inventarios. A pesar de esta obligación normativa, este documento favorece a nivel general la toma de decisiones estratégicas por parte de los gestores de una entidad, algo fundamental para que, a final del ejercicio, las cuentas anuales den un resultado positivo y permitan a una compañía afrontar el futuro con mayores perspectivas de éxito.

Cómo se realiza

El modo más eficiente para realizar un balance de comprobación es haber recogido previamente todas las operaciones financieras que ha efectuado una compañía en el Libro Diario, llevando además cada asiento correspondiente en el Libro Mayor. Si se ha añadido el importe de cada cargo y en cada abono, esta información será luego fácilmente trasladable al balance de comprobación.

Lo más efectivo es ordenar cada asiento en una fila de una tabla, de modo que luego se puedan efectuar las sumas para obtener los volúmenes totales. Así se obtendrá tanto el saldo deudor como el acreedor, mientras que comparándolos se sabrá si la empresa cuenta al final con un saldo positivo o negativo. Es importante comprobar en varias ocasiones que la información trasladada es la correcta así como los sumatorios que se han llevado a cabo.

Con carácter general, cualquier balance de comprobación tiene que incluir la identificación del estado al cual se refiere, el periodo y la fecha en la que se realiza, y el nombre de la empresa que se está analizando. Por supuesto, deben aparecer con claridad tanto el saldo deudor como saldo acreedor, así como el resultado total.

En el caso de que el balance final no cuadre, lo más habitual es que se haya producido alguna clase de error en los asientos que se recogen en el Libro Diario o un fallo a la hora de traspasar esa información a la tabla correspondiente. Además, es frecuente que se pueda producir alguna otra clase de incidencias, como omitir alguna cifra, anotar de manera errónea una partida, ubicarla en un lugar que no le corresponde o equivocar las fechas de una operación. Aunque para minimizar este tipo de errores, lo más adecuado es contar con el asesoramiento debido por parte de un experto contable, la Administración también cuenta con mecanismos para repararlos en tiempo y forma.