Por qué contratar un servicio especializado de destrucción de documentos

A pesar de la creciente digitalización de las actividades, todavía hay un importante conjunto de documentos que las empresas gestionan en papel. Propuestas comerciales, currículums de posibles candidatos, ciertos documentos con la Administración, dosieres e informes contables… En el caso de las pymes, este exceso de documentación en soporte físico puede conllevar un cierto colapso del espacio si no se administra adecuadamente y, lo que es peor, la posibilidad de que se pierdan parte de ellos o que se traspapelen, con los consecuentes riesgos legales que eso puede traer consigo. Para evitar esta amenaza, existen entidades especializadas en la destrucción de documentos, garantizando ante terceros, si fuera necesario, que se ha eliminado todo vestigio físico de ellos, lo que supone un aval de seguridad de cara al futuro.

Obligaciones legales

La principal norma en España que afecta a los documentos corporativos es el Reglamento General de Protección de Datos. A pesar de la extensión que tiene y que a ciertos emprendedores les puede resultar lejana esta norma en función de sus actividades, lo cierto es que atañe a todos. Por ejemplo, allí se cita que un interesado puede solicitar, si está debidamente justificado, la supresión de sus datos por parte de una compañía. Un empleado que se marcha de la entidad o un cliente o proveedor con el que se deja de trabajar pueden entrar dentro de este supuesto.

De hecho, esta ley incluso desarrolla el límite legal para conservar los datos de terceros por parte de una organización, lo que significa que cumplido dicho plazo, podría haber algún tipo de sanción si se detecta que por error u omisión se ha mantenido una información en papel. Es más, incluso cierta información no de terceros sino de carácter interno y confidencial de una firma puede ser necesario destruirla desde una óptica legal, cuanto no directamente por una cuestión de estricta seguridad de la entidad.

En todas estas situaciones, contar con un servicio externo de destrucción de documentos y de otros soportes de almacenamiento de datos, como por ejemplo, discos duros y servidores informáticos, garantiza a una empresa poder deshacerse de manera segura de datos que ya no necesita.

Cómo funciona

A través de procesos y de mecanismos que cuentan con la certificación legal necesaria, estas empresas destruyen todos aquellos documentos que les soliciten los responsables de la entidad. Posteriormente a haber realizado su trabajo, emiten un documento legalmente vinculante en el que garantizan que los archivos han sido formalmente destruidos. Este aval sirve para que la organización pueda justificar ante terceros, como por ejemplo, la Administración, que los documentos ya no se encuentran disponibles, por lo que cualquier uso potencial por parte de otros en el futuro no tendrá en modo alguno que ver con la compañía.

Antes de contratar un servicio de destrucción certificada de documentos, es preciso que los gestores de la empresa confirmen la caducidad de los datos y documentos que se gestionan. Por ejemplo, es importante realizar una evaluación de los datos personales de los clientes, empleados o proveedores con los que la entidad ya no mantiene ninguna relación, así como otros documentos que son susceptibles de ser eliminados como nóminas antiguas, facturas satisfechas o informes médicos.

Ventajas para una pyme

Además de la tranquilidad legal, destruir documentos que ya no son útiles para la actividad de negocio, permite a una pyme ahorrar espacio físico de almacenamiento, lo que, a su vez, significa un ahorro económico. También es muy probable que suponga poder suprimir recursos financieros que antes se destinaban a proteger dichos archivos, por ejemplo, a través de cámaras de seguridad o de vigilantes. Del mismo modo, se evitará tener que inventariar periódicamente esa información, ya que ha dejado de formar parte de los activos de la compañía.

En esta línea, cabe citar otros beneficios, como un menor consumo energético, y menos coste de mantenimiento y de reparación de equipos. Desde el punto de vista del capital humano, contratar a una entidad externa para destruir documentos inservibles incrementa la productividad, dado que no hay que destinar a profesionales internos a esta tarea, por lo que pueden destinar su tiempo a otras actividades que generen mayor valor añadido a la organización.