La digitalización, al rescate de las compras de las pymes

La verdad es que estos últimos años están suponiendo todo un reto para el sector empresarial, especialmente para las compañías más pequeñas y con menos recursos, que suponen el 99,8% del tejido empresarial español y el 64,2% del empleo en nuestro país, según el Ministerio de Industria. Este tipo de firmas han tenido que sobrevivir a una pandemia y a las consecuencias de una guerra en Europa, que ha disparado unos precios de producción que, en muchos casos, es imposible trasladar al cliente.

Por si fuera poco, los economistas advierten que la persistencia del conflicto armado en Ucrania, junto al endurecimiento de la política monetaria del BCE para tratar de embridar una inflación desbocada en Europa, provocarán una recesión en el Viejo Continente en los próximos meses.

A la vista está que los retos para las pymes seguirán siendo ímprobos. Enfrentarse a este camino repleto de obstáculos requiere tomar una serie de medidas que, irremediablemente, deberían empezar por una mejora de los procesos que permita ahorrar costes. Uno de los que es conveniente perfeccionar, por su importancia a la hora de crear valor y acelerar el impulso del negocio, son las compras que la propia empresa realiza. Con esta idea de hacer más productivas estas operaciones, es importante valorar la importancia de la digitalización. Y es que la introducción o ampliación de herramientas tecnológicas de última generación es una estrategia acertada, ya que posibilita un aceleramiento tanto de la contabilidad como del resto de procesos administrativos. Pero ¿cuáles son el tipo de soluciones que es conveniente tener en cuenta a la hora de mejorar todos los aspectos relacionados con las operaciones de compra? Vayamos por partes:

Gestión de presupuestos

Cualquier herramienta que introduzca la digitalización en el entorno de los presupuestos de una empresa es positiva, ya que permite mantener el control a los departamentos enfocados en las compras y, por tanto, ganar importancia en las decisiones estratégicas del negocio. De hecho, las compañías que apuestan por el crecimiento suelen contar con este tipo de software, ya que otorga libertad para elaborar presupuestos individuales o de equipos determinados, con lo que se gana agilidad para gastar, pero manteniendo el control.

Debido a ello, y ya centrado en compras, el departamento tiene la potestad de seleccionar qué partidas del propio presupuesto son visibles para el resto de compradores dentro de la organización empresarial, para facilitar la toma de decisiones y las propias operaciones, que serán muy sencillas de comprobar, ya que los canales son públicos.

Pero, además, la propia tecnología también ayuda a mejorar el proceso de compras, ya que es posible sustituir los múltiples pedidos individuales por uno solo. Con ello se reduce el tiempo necesario para comprobar las compras. Por último, las herramientas de gestión de presupuestos incluyen la opción de imponer puntos de control previos a la aprobación del proceso de compras. De esa forma, se evitan que se tomen decisiones erróneas que perjudicarán a la compañía en el futuro.  

Automatización de las políticas de la empresa

La tecnología también permite generar las directrices básicas de política de compras de la empresa que deben guiar las decisiones de los departamentos. Esto es especialmente positivo en el ámbito de las compras, ya que facilita a la plantilla seguir las normas de la compañía. Por tanto, la automatización de las normas en compras es una manera perfecta de alcanzar el equilibrio entre la necesaria autonomía que todos los trabajadores deben tener para maximizar su potencial y los controles que la empresa ha de establecer.

Con este objetivo, una estrategia adecuada consiste en poner en marcha políticas que estén dotadas de suficiente flexibilidad para encontrar los productos o los vendedores más indicados y para solicitar la aprobación de pedidos que superen los límites de gasto marcados. Asimismo, las sociedades podrán frenar o bloquear totalmente las operaciones de compra de determinados vendedores.

Análisis más específicos

Tras darse curso a las operaciones de compra aprobadas, los responsables de la compañía podrán hacer un mejor seguimiento de estas, así como de las mejoras que han de concretarse. Para ello se recurrirá al análisis basado en los datos que la herramienta tecnológica proporciona, lo que posibilitará una mejor identificación de los aciertos y los errores. Toda esta información ayudará a obtener un mejor conocimiento de los gastos del departamento y, con ello, se dará un importante paso en el objetivo de reducir costes, que es una de las claves que las empresas tienen para superar el contexto hostil actual.

Es evidente que todo lo anterior deja constancia de la importancia que la digitalización tiene en estos momentos, ya que se presenta como una perfecta herramienta de las empresas no solo para garantizar su supervivencia, sino para impulsar su productividad y crecimiento.