La digitalización de la tesorería, clave para el éxito de muchas pymes

Conseguir una adecuada gestión de la contabilidad es clave para cualquier empresa pero, en especial, para las de menor dimensión. Esto es así porque uno de los problemas más críticos que afrontan muchas de ellas, algunas de manera permanente, es el de asegurar un suficiente flujo de caja con el que atender los pagos a corto plazo. De no poder hacerlo, actividades tan importantes para el buen desempeño de una entidad, como abonar las nóminas, satisfacer las facturas de los proveedores o devolver los gastos profesionales de algunos empleados se pondrían en serio peligro.

Sin embargo, el panorama no es demasiado idílico en España. Con un tejido empresarial en el que alrededor del 99% de las compañías son pymes, aproximadamente 8 de cada 10 soportan una situación delicada de su capital circulante, en ocasiones por simple falta de liquidez (por ejemplo, por unas escasas ventas o por no ser capaz de cobrar las deudas que mantienen terceros con ellas) o, lo que resulta más preocupante, por una mala gestión contable, debido a multitud de causas.

La principal de ellas es que el director financiero (o CFO) no da abasto para computar adecuadamente todos los gastos contables, produciéndose errores humanos frecuentes debido a una mala organización o a una falta de entendimiento con el resto del capital humano. Facturas mal computadas o que se gestionan fuera de fechas, gastos erróneos, partidas desaparecidas… Existen multitud de riesgos que hacen de la contabilidad tradicional una actividad compleja y tediosa que, en la actualidad, se puede mejorar de manera sustancial y con un coste muy asumible a través de la digitalización.

El camino hacia la automatización

La solvencia financiera debe ser una de las obsesiones de cualquier compañía con independencia de su tamaño. Apostar por una gestión contable digital puede ser sinónimo de éxito para conseguirlo a través de la automatización. En la actualidad, existen multitud de apps y de servicios virtuales que permite lograr una automatización real de todos los procesos de gestión y de supervisión contable, reduciendo la incertidumbre en su cómputo y lo que quizá es más relevante: minimizando casi por completo las incidencias y los errores.

Uno de los conceptos más importantes para apostar por la digitalización de la tesorería es el del tiempo real. Esto significa que, con carácter virtual, un profesional de la compañía que tenga que justificar un gasto (por ejemplo, de un desplazamiento en taxi o de una comida) no debe ya rellenar tediosos formularios ni tener que solicitar autorización de un superior. Basta con que haga una foto desde su teléfono móvil para que la factura se guarde, se compute y se desagregue en el archivo contable de la entidad. Con carácter automático, el IVA, el IRPF y cualquier otro impuesto se separa en su partida respectiva de cara a la posterior presentación de cuentas a la Administración.

Para el CFO o el controller financiero su trabajo se facilita enormemente, hasta el punto de que puede utilizar cualquier medio digital habilitado para comunicarse de manera virtual con la persona implicada en el caso de que exista una duda o incidencia en relación con un gasto. A través de dicha comunicación, se puede modificar y aclarar ese gasto con una operativa sencilla y ágil, haciendo de la gestión contable incluso una ventaja competitiva para una pyme. Además, el CFO liberará de manera sustancial su agenda, pudiendo dedicar ese tiempo generado a, por ejemplo, realizar previsiones de gasto a futuro de la compañía o comparando los ingresos y gastos del ejercicio con otros anteriores para evaluar pautas de mejora.

Omnicanalidad real

La omnicanalidad no tiene que ver solo con el marketing de una empresa o con las relaciones de comunicación con terceros, como clientes o proveedores. También se tiene que fomentar en los procesos internos ya que, en ocasiones, es en ellos en los que puede marcar una diferencia real con los competidores y establecer ventajas competitivas significativas.

La contabilidad, una tarea que resulta antipática para muchas pymes, se ve muy favorecida por las nuevas tecnologías, hasta el punto de que su gestión se convierte en algo más llevadero y accesible para todos los profesionales de la organización involucrados. Por medio de cualquier dispositivo conectado se podrá supervisar y monitorizar esta actividad, evitando, de esta manera, que se puedan producir errores relevantes.

Al almacenarse toda la información en la Nube, no es preciso contar con copias de seguridad ni invertir en costosos equipos de hardware o en programas de software que eviten los cibercrímenes. La gran mayoría de empresas que ofrecen a las pymes apps de contabilidad cuentan con servicios automáticos de seguridad, que se actualizan de manera periódica, de modo que esta información tan crítica y relevante para muchas entidades se encuentra a buen recaudo.