¿Cómo impacta en pymes y autónomos la nueva ley de factura digital?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

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Hasta hace relativamente poco, la factura digital era algo que a muchos profesionales autónomos les resultaba lejano, si es que habían escuchado hablar de ella. Sin embargo, con la entrada en vigor de la nueva ley de factura digital, la llegada de la virtualización en el envío a la Administración de los documentos de cobro será una realidad cada vez más próxima. A continuación, te contamos cómo impacta esta nueva normativa en el desempeño de estos profesionales y de las pymes y cómo gestionar de manera adecuada la factura electrónica.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

La factura electrónica será obligatoria a partir del año 2025, si bien debería haberlo sido bastante antes. Lo explicamos: su razón de ser estriba en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso a la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. En esta norma se define que la factura electrónica resulta de obligada emisión para pymes y autónomos que realicen operaciones entre sí, con clientes finales y, en general, con la Administración en cualquiera de sus niveles.

El problema de esta ley es que no definía de manera taxativa los plazos de implementación de la factura electrónica, por lo que se ha ido dando tiempo, en teoría suficiente, a los afectados para que pudieran ir adaptándose a ella. Finalmente, será en 2025 cuando se implemente por completo y sea ya una realidad de obligado cumplimiento. En definitiva, cualquier persona física o jurídica debe facturar electrónicamente para cumplir debidamente con sus obligaciones fiscales con la Administración.

Las ventajas de la nueva de factura digital

Dentro de la Ley Crea y Crece se promueven, entre otros hitos, la adopción de la factura digital, con el objetivo de abandonar la utilización del papel y la administración de las facturas en archivos físicos para migrar hacia soluciones digitales que, en principio, minimizan errores, son más sostenibles desde el punto de vista medioambiental y ocupan mucho menos espacio.

Además de estas ventajas, cabe citar otras como por ejemplo:

• Reducción de costes en la emisión y contabilización de facturas.
• Autónomos y gestores de pymes deben dedicar menos tiempo al procesamiento y contabilización de las facturas.
• Mejora de las relaciones entre emisor y receptor de una factura ya que cada factura se pueda compartir y hasta analizar en tiempo real mediante medio telemáticos.
• Facilitación de una mejor trazabilidad de cualquier transacción comercial, algo vital ante cualquier inspección o si se produce una controversia entre dos partes.
• Promoción de las relaciones comerciales entre empresas y la Administración Pública así como de las operaciones internacionales de las propias empresas.

Junto a estas ventajas y desde un punto de vista macroeconómico la utilización de la factura electrónica intenta revertir uno de los problemas crónicos de la economía española, como es la menor productividad con respecto a otros países europeos.

¿Cómo se emite una factura electrónica?

De acuerdo con la Agencia Tributaria, para emitir una factura electrónica es necesario seguir una serie de pasos, como son:

• Implementar un software de facturación electrónica. La opción más sencilla es descargar un programa que se integre con el sistema de gestión empresarial (ERP).
• Disponer de certificado digital. De este modo, es posible firmar digitalmente cualquier factura electrónica y garantizar su autenticidad. Al integrarse con la identidad del emisor cualquier factura electrónica se identifica automáticamente con él.
• Cumplir con los estándares obligatorios. En España, con carácter general, el estándar para enviar y descargar facturas electrónicas es el formato XML.
• Incluir la información obligatoria. Principalmente número de identificación fiscal (NIF) de emisor y receptor, detalle del servicio o del bien que ha motivado la factura, importe e impuestos que se aplican.
• Validación digital de la factura antes de su envío a través de la firma electrónica.

En cualquier caso, es posible utilizar plantillas para la realización de facturas electrónicas a través de varios sistemas, entre ellos:

• Hoja de cálculo. Como Excel, Google Drive u OpenOffice.
• Apps. Muchas de ellas integradas en plataformas SaaS y que requieren el pago de un canon mensual para su utilización.
• Autofacturación online. A través de plataformas web en las que se pueden volcar los datos de facturación de cualquier compañía.