Factura electrónica: un paso necesario en la digitalización de las pymes

España está inmersa en un proceso de digitalización de sus empresas, especialmente de las pymes, microempresas y autónomos, que suponen más del 95% del tejido empresarial. Y parte de esta digitalización pasa por implantar de forma definitiva la factura electrónica.

Lo cierto es que no se trata de una opción, sino de un camino que las empresas deberán seguir. En efecto, el proyecto de Ley Crea y Crece -todavía en trámite parlamentario-, que pretende impulsar la creación y expansión de empresas en el ámbito nacional, obliga a que todas las facturas expedidas y remitidas por empresas y autónomos en sus relaciones comerciales con otras pymes sean electrónicas. Una medida que forma parte de los cambios normativos con los que se pretenden reducir trabas en la creación de empresas, luchar contra la morosidad y adaptarse a las tendencias digitales.

En concreto, la facturación electrónica para pymes pretende lograr una mayor transparencia y protección para las compañías, principalmente a través de la lucha contra la morosidad. Como recoge el proyecto de Ley, la entrada en vigor de la factura electrónica se producirá al año de su publicación en el BOE para aquellas empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, y a los tres años de su publicación para el resto de las compañías.

Ello se suma al uso obligatorio de las facturas electrónicas en todas las transacciones realizadas con la Administración pública desde 2015. Desde 2018 también es obligatorio el uso de la factura electrónica para las empresas subcontratadas que trabajan para proveedores del sector público.

Asimismo, la adopción de la factura electrónica para pymes es uno de los ejes previstos para las ayudas del programa Kit Digital, puesto en marcha a través de los fondos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, y que ya se han concedido a más de 2.000 pymes.

Independientemente a la obligación legal y a las ayudas desplegadas para su implantación, la factura electrónica avanza a buen paso entre las pequeñas y medianas empresas. De hecho, las pymes son las empresas líderes en el uso de la facturación electrónica en nuestro país. Según el estudio comparativo sobre el uso de la factura electrónica en España del Grupo SERES, las pequeñas empresas emiten el 32,83% de las facturas electrónicas y reciben el 31,03%, mientras que la mediana empresa emite el 31,63% y recibe el 23,9% de los documentos electrónicos. Por su parte, las microempresas siguieron avanzando en su proceso de transformación digital, ascendiendo al 15,65% y al 31,12% en emisión y recepción, respectivamente.

Asimismo, es destacable el incremento del uso de la e-factura por parte de las grandes empresas: en 2021, emitieron casi el 20% de las facturas electrónicas en España, más de cuatro puntos porcentuales que el año anterior. Y recibieron el 14%.

¿Qué es la factura electrónica y qué tipos existen?

La factura electrónica es, ante todo, una factura, con los mismos efectos legales que si fuera de papel. La diferencia es que se expide y recibe en formato electrónico. Están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación. Recoge aspectos como los tipos de factura, la expedición de terceros, el contenido de la factura, los plazos, etc.

Hay, en concreto, tres aspectos que todas las facturas deben garantizar: la legibilidad, la autenticidad -es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura- y la integridad del contenido de la factura -esto es, garantizar que su contenido no ha sido modificado-.

En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea, y la autenticidad y la integridad pueden garantizarse mediante firma o certificado electrónico, intercambio de datos EDI o mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

Por su parte, la Administración pública distingue dos tipos fundamentales de factura electrónica:

• Facturas en formato estructurado: contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y tramitadas igualmente de forma automatizada por sistemas de pago y contabilidad del receptor. Utilizan lenguaje XML, como Facturae, UBL, EDIFACT, etc.
• Facturas en formato no estructurado: son básicamente una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere de una intervención manual. Se trata de las facturas en papel escaneadas o en PDF.

Ventajas de utilizar la factura electrónica

Los beneficios de adoptar la factura electrónica son numerosos:

• Reducción de tiempo y costes: el proceso de elaboración es mucho más corto, gracias a la automatización de los procesos, y además aporta ahorro de costes directos, al eliminarse el papel, la impresión, el envío de facturas por correo postal y su almacenamiento.
• Acorta los ciclos de tramitación, tanto la emisión y recepción, como el cobro.
• Incremento de la eficiencia y reducción de errores humanos.
• Eliminación del riesgo de pérdida de documentos físicos, gracias al almacenamiento seguro y la disponibilidad digital de las facturas.
• Permite un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Cuidado del medio ambiente: al reducirse el uso de papel, de tinta, archivadores y otros materiales que implican las facturas manuales.
• Reducción de la evasión de impuestos: permite un mayor control, ayudando a luchar contra el fraude.
• Contribuye a la modernización de la economía, al desarrollo de la Sociedad de la Información y a la convergencia con el ritmo digital del resto del tejido empresarial europeo e internacional.

En definitiva, la adopción de la factura digital revierte en una mayor competitividad de los negocios y la mejora del servicio con los clientes.