Mejora el proceso de facturación de tu pyme en 4 pasos

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Sin entrar en este artículo a valorar lo adecuado de esa decisión, vamos a analizar cómo una persona no experta en temas financieros o en contabilidad puede realizar por cuenta propia la facturación de la organización, advirtiendo que más tarde o más temprano, deberá de requerir los servicios de un CFO o de un controller financiero si quiere no solo cumplir con todas las obligaciones legales que hay que cumplir sino para evaluar si existen ámbitos de mejora que se pueden detectar a través de la contabilidad y que pueden repercutir positivamente a largo plazo en los resultados de la empresa.

Efecto bola de nieve

En sus comienzos, una compañía suele tener ventas muy limitadas o, incluso, según al sector en el que esté especializado, puede que ni siquiera se haya concretado un acuerdo comercial con ningún cliente. Eso provoca que el emprendedor piense que puede gestionar directamente la facturación de la entidad, algo que es muy loable, pero cuidado, porque es imprescindible una correcta gestión administrativa de los cobros y de los pagos para cumplir con los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria y no meterse en ningún problema.

De hecho, si todo va bien, poco a poco crecerá el número de facturas emitidas y el volumen de las inversiones, por lo que cada vez tendrá que destinar el emprendedor más tiempo a tareas administrativas y menos a generar valor añadido real a su negocio. Esta muerte de éxito puede evitarse delegando el trabajo financiero y contable a otros profesionales.

Llevar las cuentas al día

En cualquier caso, hay que recordar que cada factura que se emite debe tener su traslación a nuestra realidad contable. Por ejemplo, la venta que se realiza a un cliente final genera un ticket comercial para el usuario pero, de cara a la compañía, será preciso poder suministrarle también, si así lo pide, su correspondiente factura. El motivo es que este cliente, sobre todo si se trata de otra empresa, podrá deducirse algún gasto si está vinculado a su actividad, lo que a efectos prácticos significa que la información que entregue a Hacienda sobre la operación tendrá que ser exactamente la misma que la que aportemos nosotros.

Antes de la llegada de la digitalización, incluso los responsables financieros de las organizaciones se equivocaban con relativa frecuencia en el cómputo de las diferentes operaciones de facturación, sobre todo si el volumen de operaciones era elevado. Y eso tratándose de especialistas, así que imaginemos ahora si ese trabajo lo tiene que llevar alguien que no lo es. Es decir, que las posibilidades de tener algún error financiero o contable en un desempeño manual es bastante elevado.

Desde el punto de vista operativo, lo más oportuno es suscribir una app de facturación de las muchas que existen en el mercado y que, por un coste asumible, permiten automatizar de manera inmediata cualquier factura que se genera, aplicando su IVA e IRPF correspondiente sin posibilidad de error. De hecho, estas herramientas llevan incorporadas determinadas advertencias que señalan al usuario cualquier posible incidencia que estimen que ha podido producirse. También pueden emitir y enviar facturaciones periódicas o gestionar de modo virtual cualquier cobro o pago, por citar solo algunas utilidades.

Recomendaciones para mejorar la facturación

Ahora sí, con todos estos elementos en la mano, toma buena nota de 4 sencillas recomendaciones para mejorar el proceso de facturación de tu pyme:

1. Facturas en la nube. La mejor y más segura base de datos para tu negocio está en Internet. Almacenar en la nube todos tus documentos, incluyendo las facturas, permite que puedas identificar cualquiera que puedas necesitar encontrar en un momento dado. Además, podrás compartir su acceso con quien estimes, controlando en todo momento cualquier posible modificación que se realice sobre ellas.
2. Programa las facturas de gasto. A través de la app de facturación, podrás programar cualquier factura para que tú o un tercero pueda completarla y se apliquen directamente los IVA e IRPF correspondiente sin márgenes de error. Esto se puede hacer tanto si trabajas únicamente con stakeholders nacionales como con los extranjeros.
3. Programa facturas periódicas. ¿Tienes clientes a los que facturas cada mes? Tu app de facturación puede programar la elaboración y el envío de estas facturas de manera automática.
4. Automatiza cualquier envío. Recuerda que a través de una app de facturación puedes configurar el ciclo de facturación de cada cliente así como el día de envío. Por supuesto, cada vez que se remita una esta se contabilizará adecuadamente en la radiografía contable de tu empresa.