¿Qué herramientas tiene una pyme para realizar un adecuado control financiero?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

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Los gestores de una pyme habitualmente cuentan con recursos limitados y, sobre todo, disponen de muy poco tiempo para dedicar a otras tareas que no sean la gestión operativa del negocio. El problema es que existen ciertas disciplinas administrativas que requieren también de la atención de estos profesionales ya que, de no llevarse a cabo, pueden suponer contratiempos para la compañía en forma de incumplimientos, sanciones o pérdida de reputación entre sus stakeholders.

Posiblemente, la tarea más ambiciosa fuera de las estrictamente relacionadas con el día a día de la organización sea la que tiene que ver con la contabilidad. Esta labor es frecuentemente dejada de lado por muchos emprendedores que la ven como algo tediosa y complicada de ejecutar, pero tampoco se pueden permitir contratar a un CFO o a un controller financiero para ocuparse de ella. Por ello, una de las mejores soluciones para subsanar ese déficit de gestión contable es a través de un software profesional.

Software de gestión contable

En la actualidad, existe un amplio abanico de herramientas para llevar a cabo una eficaz gestión digital de la contabilidad de cualquier negocio. Aunque hay algunas gratuitas, las que ofrecen un mayor número de servicios y utilidades para las empresas tienen un coste periódico que, por norma general, suele ser asumible para la mayoría de las pymes. Además, incluso es posible contratarlas en entornos SaaS que posibilitan, a través del pago de una suscripción mensual, poder acceder a estas y a otras herramientas digitales de gestión financiera o contable.

Un software de gestión contable a través de una app permite llevar todo registro contable de manera inmediata a su cómputo en la cuenta de pérdidas y ganancias, minimizando cualquier posibilidad de error ya que se automatiza la gestión. Otro beneficio es que cualquier incidencia se puede subsanar en tiempo real, involucrando a las personas responsables, que pueden comunicarse entre ellas en tiempo real y desde cualquier lugar en el que se encuentren mientras dispongan de un dispositivo conectado.

Facturación y gestión del inventario

El control financiero puede conseguirse en una empresa implementando también otras medidas, entre las que cabe destacar la facturación y la gestión del inventario. Para ambas existen también apps que se pueden contratar para realizar el control más detallado posible.

Llevar al día la facturación permite, entre otras cosas, evitar que la caja de la empresa llegue a estar en ningún momento en números rojos. Es decir, que esta disciplina se ocupa de velar porque la organización pueda atender con sus compromisos de pago en el corto plazo en tanto que monitoriza de manera constante la gestión de los cobros. Cabe recordar que uno de los problemas más habituales entre las pymes en España es lograr una adecuada gestión del capital circulante que, en ocasiones, llega a poner incluso en serio riesgo la propia viabilidad financiera de una entidad.

En cuanto al inventario, es clave conseguir una administración eficiente, de manera que no lastre el crecimiento a futuro de la compañía. Contar con un abanico de productos fabricados y sin vender supone un hándicap financiero considerable para cualquier negocio, que debe afrontar el coste de almacenaje cuando no directamente el deterioro de los bienes. Además, en el caso de los materiales de producción es fundamental poder contar con los elementos para producir si se requiere, favoreciendo a su vez que la entidad pueda responder en tiempo, forma y coste a los encargos que recibe.

Presupuesto y análisis financiero

El presupuesto es, en realidad, la herramienta fundamental para ejercer un control financiero de la empresa. Su gestión activa permite optimizar partidas, reorientar el gasto y reformular objetivos para lograr la supervivencia a corto plazo. A través de un presupuesto, cualquier entidad puede conocer su balance de gastos y de ingresos, su estado de resultados y el flujo de efectivo, lo que permitirá tomar decisiones sobre la estrategia financiera.

En cuanto al análisis financiero, posibilita anticiparse a escenarios potencialmente posibles en los que se encontrará el negocio en un determinado momento. Si este análisis es exhaustivo y se realiza de forma objetiva, la empresa podrá tener un correcto control financiero y dar una respuesta adecuada en caso de encontrarse ante una situación extraordinaria. Estos análisis necesitan de una serie de procesos de control y de ajustes para comprobar que se está siguiendo de manera efectiva el plan de negocio.