Cómo evitar que un impago afecte a la viabilidad de tu empresa

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Hace algunas semanas, analizábamos con qué mecanismos cuenta una pyme para enfrentarse a una situación de impago comercial. Sin embargo, por mucho que se inicien trámites de distinta índole para reclamar el dinero, es posible que, a efectos contables, tenga un impacto negativo casi instantáneo que, en el peor de los escenarios, puede incluso poner en riesgo real la supervivencia de la empresa. Y es que el flujo de caja es uno de los principales afectados cuando un cobro entra tarde, lo que puede derivar a su vez en retrasos en el pago a terceros por nuestra parte (a proveedores o a nuestros propios empleados), con todo lo que eso conlleva.

Gestión comunicativa de los impagos

La teoría dice que el camino más eficaz para gestionar cualquier impago es establecer una relación fluida con el deudor, de modo que se pueda encontrar una solución que, al menos en parte, pueda resarcirnos. Hay que partir de la base de que cualquier empresa desea no deber nada a terceros, aunque sea por las consecuencias negativas a efectos financieros y de reputación que eso significa. Por ello, antes de poner en marcha ninguna medida interna, hay que favorecer un diálogo activo con la otra parte.

Para conseguirlo, el primer paso es la comprensión. Es decir, hay que destinar a, al menos, una de las personas con responsabilidad dentro de la compañía a gestionar directamente la situación de impago. Aunque suponga dedicar parte de su agenda a este tema, realizar una apuesta por él puede rendir un importante beneficio para la entidad, en el sentido de que se encuentre una puerta de salida que desbloquee la situación de impago.

Habitualmente, cuanto más elevado en el escalafón esté el profesional que gestionará el impago con el deudor, será más factible que se consiga un nivel de empatía más elevado. Esto es así porque la situación financiera de la otra parte que ha llevado a no poder abonar la factura pendiente posiblemente le resulte conocida, en mayor o en menor grado, de modo que sea más factible negociar. En este sentido, resulta imprescindible comprender la justificación que brinda el moroso para el retraso en el abono de la factura.

Entre las soluciones financieras que se pueden encontrar entre las dos partes, la más frecuente es la dilatar el pago en un plazo de tiempo mayor a cambio de unos intereses. También existen otras fórmulas, como el cambio de la deuda por mercancía del moroso o por utilizar sus servicios, o ir incluyendo pagos periódicos en nuevas relaciones comerciales que se establezcan, siempre que se tenga clara la viabilidad en el largo plazo de la empresa deudora.

Otras recomendaciones

La principal recomendación ante un impago, tanto para su gestión como para evitar potenciales riesgos en otros impagos futuros, es apostar por la gestión digital de la contabilidad. En la actualidad, existen apps y plataformas Service as a Software (SaaS) que posibilitan un desempeño contable en tiempo real, pudiendo establecer estimaciones de riesgo y planificaciones implicando a todos los stakeholders con los que la compañía tiene relación.

Este tipo de herramientas digitales son muy seguras y van actualizando periódica y automáticamente sus protocolos de ciberprotección, en tanto que ofrece a los CFOs y a los controllers financieros una gran flexibilidad en su gestión. Es decir, que desde cualquier sitio y a la hora y momento que deseen, es posible realizar un seguimiento de cualquier movimiento. De este modo, el tiempo medio de las transacciones se reduce de manera sensible, ya que no es preciso un contacto físico con el cliente.

Por otro lado, es recomendable establecer dentro de la empresa controles periódicos para comprobar los plazos de las facturas emitidas. Para poder hacerlo de una manera eficiente, el responsable contable tiene que fijar regularmente encuentros y contactos con los directores de cada departamento de la compañía, de modo que cada uno de ellos lleve a su vez una contabilidad propia para estar al tanto de los ingresos y los gastos que obtienen.

En cualquier caso, la principal recomendación para una pyme, de cara a minimizar los impactos negativos que se derivan de los impagos comerciales, es la contar con un servicio externo que se ocupe de cualquier incidencia que ocurra en este campo. En concreto, existen organizaciones que se dedican a la gestión de cobros y de impagados, de manera completamente legal y con todos los permisos necesarios para hacerlo.