Cómo implementar un modelo de trabajo híbrido en una pyme

El teletrabajo no es algo reservado solo a las grandes compañías que pueden distribuir entre su capital humano para garantizar unas condiciones laborales más flexibles, sino que una pyme, aunque disponga de pocos trabajadores, también puede poner en marcha una estrategia basada en él que sirva tanto para ayudar a las personas a conciliar mejor sus vidas laborales y familiares como para incrementar la productividad de la compañía.

Además, en el caso de las organizaciones de menor dimensión, tienen la ventaja de que resulta mucho más sencillo adaptar cualquier cambio que en las grandes corporaciones. De hecho, el principal obstáculo para conseguir implantar un modelo de trabajo híbrido real, más que de las reticencias de los empleados, proviene de las lógicas dudas de los responsables de la organización, que creen que es algo difícil de poner en marcha cuando, en realidad, no lo es tanto.

Una implantación por etapas

Es evidente que un cambio de calado como es la propia organización interna de una compañía no se puede poner en marcha de la noche a la mañana, pero sí que es posible acortar los pasos en su implementación de manera notable. Para lograrlo, lo más efectivo es iniciar una estrategia que contenga diferentes etapas que favorezcan una transición lo más ordenada posible, entre las que cabe destacar:

• La digitalización de los procesos operativos. Uno de los mecanismos más rápidos para que una pyme gane competitividad es a través de la automatización de ciertas actividades mecánicas, burocráticas y repetitivas que no son propias de la actividad nuclear y que no generan un valor añadido real. Por ejemplo, la gestión de los gastos, la solicitud de días de vacaciones o la reserva de citas para una reunión pueden llevarse a cabo a través de apps, de modo que precisen poco tiempo del profesional y que, por otra parte, tengan una resolución rápida y sin errores. Existen plataformas software as a service (SaaS) que a un coste muy asumible ofrecen una amplia variedad de soluciones para las pymes. ¡Ah! Y, además, invirtiendo en la digitalización de procesos se minimiza el consumo de papel, contribuyendo a la sostenibilidad del planeta.
• Apuesta por la formación. Dentro de una plantilla es habitual que existan profesionales más reticentes al cambio tecnológico por edad o por sus propias habilidades. Para facilitar el cambio hacia un modelo de trabajo híbrido, llevar a cabo actividades formativas que resuelvan cualquier duda y que homogeneicen los conocimientos digitales de los empleados es el sistema más eficaz para vencer cualquier obstáculo. Muchas compañías ofrecen formación a medida para las pymes, muchas de ellas de carácter telemático, de manera que se adapten a los horarios de los trabajadores y no afecten a su desempeño profesional.
• Diseño de una estrategia de comunicación. La implantación del teletrabajo sirve, entre otros hitos, para mejorar la fluidez y la precisión de la comunicación entre los empleados. Por ello, es crítico que desde el inicio se les implique en la transición hacia el nuevo modelo operativo, trasladándoles el estado de la cuestión, las ventajas que les aportará y lo que se espera de cada uno de ellos en el nuevo ecosistema laboral. Al final, ellos mismos se convertirán en los mejores embajadores del nuevo sistema híbrido gracias a comprender mejor las ventajas que les aporta.
• Delimitar bien los objetivos a conseguir. Cada profesional y cada departamento verán modificados, al menos en parte, sus roles con el modelo de teletrabajo. Es importante transmitir de manera personal los cambios que conllevará el nuevo sistema una vez esté plenamente integrado para no provocar distorsiones que puedan afectar al clima laboral y, con ello, a la productividad. La labor de los responsables de áreas y de los propios directivos de la organización son fundamentales para que el periodo de transición se desarrolle sin distorsiones.

Beneficios del teletrabajo para una pyme

• Reducción sensible de los costes, tanto en alquiler y compra de equipos como en los propios que se derivan de mantener una oficina con plena ocupación o los relacionados con el transporte. Además, la empresa podrá incluso plantearse alquilar su espacio a terceros y obtener con ello un rendimiento económico.
• Mejora de la imagen de marca y captación de nuevo talento, en especial entre los perfiles profesionales más jóvenes.
• Mayor productividad y mejora sensible de la conciliación laboral y personal de los profesionales de la empresa.
• Descenso notable de los accidentes laborales, tanto in itinere como en el propio desempeño de sus funciones dentro de las oficinas.