¿Qué es el recobro de deuda?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

El recobro no es más que la acción de llevar a cabo la recuperación de un importe correspondiente a una obligación de crédito. Se puede efectuar de manera directa con el deudor o a través de una entidad externa contratada a tal efecto. En el caso de los bancos, existen departamentos especiales establecidos para tal fin o también pueden transferir las cuentas morosas o vencidas a una agencia de recobro.

Dentro del proceso de recobro de una deuda existen diferentes procedimientos a tener en cuenta:

• Cobrar el dinero prestado. Es el trabajo principal de la empresa responsable del recobro, favoreciendo que el deudor pague dentro de los términos del acuerdo. El tono puede ser indulgente al principio, pero debe intensificarse y acelerarse tanto como sea necesario para garantizar el pago por parte del deudor, siempre dentro de los límites previstos por la legislación.
• Mantener un seguimiento sistemático y constante. En el proceso de recobro, es fundamental realizar un seguimiento constante, de modo que si el deudor se compromete a realizar una transferencia en un momento dado la realice en los términos acordados.
• Negociar con el cliente. En cualquier proceso de recobro, es necesario disponer de un cierto margen para que el deudor pueda hacer frente al pago pendiente en los plazos acordados.
• Preservar siempre la buena voluntad. A pesar de las circunstancias particulares de cada caso, es imprescindible que cualquier proceso de recobro  tenga la buena voluntad de todas las partes implicadas, con la mayor transparencia posible.

¿Cómo funcionan y operan las empresas de recobro?

La gestión de los impagados puede convertirse en un grave contratiempo para cualquier empresa si el volumen de dinero pendiente de cobrar crece en exceso y compromete la situación contable de la entidad. Por ello, es crítico que el CFO o el controller financiero evalúen periódicamente el capital circulante con el que cuenta la organización, verificándolo, por ejemplo, por medio de sucesivos balances de situación.

En cualquier caso, una entidad siempre tiene a su disposición recurrir al apoyo de una empresa especializada en el recobro de impagos si quieres recuperar cuanto antes la mayor cantidad de dinero posible. Por norma general, la principal ventaja de recurrir a una empresa de recobro es que incrementa las posibilidades de ingresar parte del dinero pendiente en un plazo de tiempo más corto, mejorando la tesorería. Es decir, que favorece aumentar la solvencia de la compañía y mejorar la gestión de la tesorería. En Cesce te podemos ayudar en este aspecto, gracias a nuestro seguro de crédito.

En los casos más graves en los que el deudor no responde positivamente a la solicitud de pagar lo que debe, es probable que una empresa se plantee otras opciones, como presentar una demanda a través de la que se solicita al juez civil o al de pequeñas causas, ordenar el pago de lo que se debe o hacer cumplir la obligación.

Una vez presentada la demanda, y si el juez considera que se cumplen los requisitos, ordenará al deudor incumplido pagar lo que se debe, en determinado plazo. También es posible que llegue a solicitar el embargo de los bienes para que el deudor pueda disponer de ellos.

Normativas a tener en cuenta en el recobro de una deuda vencida

En España no existe una regulación específica para el recobro de una deuda. De hecho, la principal herramienta normativa son el Código Civil, la Ley de Defensa de Consumidores y Usuarios y la Ley de Protección de Datos. Todas ellas sirven para delimitar el alcance de la labor de una empresa de recobro.

Según el Código Civil, cuando lo que deba entregarse sea una cosa determinada, el acreedor, independientemente del derecho que le otorga el artículo 1101, puede requerir al deudor a que realice el pago, es decir, una empresa de recobro tiene total derecho de reclamar extrajudicialmente la deuda, siempre que, según los Tribunales de Justicia, sea cierta, lícita, exigible, vencida e impagada.

Cabe resaltar, también, que el Código Civil regula en su artículo 1096 el derecho del acreedor a reclamar extrajudicialmente la deuda, “cuando lo que deba entregarse sea una cosa determinada, el acreedor, independientemente del derecho que le otorga el artículo 1101, puede compeler al deudor que realice la entrega”.

Además de todo lo mencionado, las empresas de recobro deben seguir una serie de normativas y leyes para proteger al consumidor. Dentro de esta normativo se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

• Se debe respetar la privacidad del deudor.
• No se deben emplear malas prácticas que den pie a ser engañosas o fraudulentas.
• El deudor debe estar provisto de que toda la información que recibe es veraz acerca de la deuda.
• Se deben cumplir los horarios y los métodos de contacto establecidos por ley.

¿Qué canales de comunicación se usan para el recobro de deuda?

Para intentar recobrar una deuda por vía extrajudicial, la empresa de recobro analiza la deuda y la situación del deudor. Una vez hecho esto, notifica al deudor que tiene una deuda contraída (habitualmente a través de un burofax).

En esa comunicación, además de instar a pagar cuanto antes, se le ofrece un plazo de tiempo para poder efectuar el abono, advirtiendo que, en el caso de no hacerlo, será incluido en los ficheros de morosidad, lo que afectará negativamente su historial financiero.

Dentro de los canales más habituales para contactar con el deudor figuran los siguientes:

• Llamadas telefónicas: Suele ser el método habitual ya que es el más directo y personal, aunque es el que más regulaciones debe cumplir.
• Correo electrónico: Este canal es eficiente para mandar recordatorios periódicos al deudor mientras se respeta su privacidad.
• Mensajería postal: Se utiliza para enviar notificaciones oficiales o acuerdos de pago.
• Mensajería instantánea y redes sociales: El hecho de que gracias a las redes sociales se disponga de acceso a las personas, ha hecho que este canal se vuelva bastante popular a la hora de hacer ciertas comunicaciones, siempre respetando la privacidad del usuario.

Si el deudor no responde a esta comunicación, será posible solicitar su inclusión en el fichero de morosos y plantearse iniciar la siguiente fase, que es el recobro de la deuda por vía judicial. 

Gestión de deudas recobrables y facturas impagadas para PYMES

De acuerdo a la Agencia Tributaria, para recuperar el IVA impagado se podrá minorar la base imponible del impuesto en la declaración si el crédito se considera incobrable. Un  crédito se considera incobrable cuando reúna las siguientes condiciones:

• Que haya transcurrido un año desde el devengo del IVA repercutido sin que se haya obtenido el cobro de todo o parte del mismo. 
• Que esta circunstancia haya quedado reflejada en los libros registros exigidos para este impuesto.
• Que el destinatario de la operación actúe en la condición de empresario o profesional, o, en otro caso, que la base imponible, IVA excluido, sea superior a 50 euros.
• Que el acreedor haya instado su cobro mediante reclamación judicial, requerimiento notarial o por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación del cobro al deudor.

Necesito recobrar una deuda vencida, ¿qué puedo hacer y dónde la gestiono?

Si la negociación por vía amistosa o extrajudicial no tuvo el éxito esperado, la opción para el recobro de la deuda es acudir a la vía judicial, a través de dos mecanismos: el juicio cambiario o el proceso monitorio.

• Procedimiento monitorio: Se trata de un procedimiento específico para reclamar deudas demostrables inferiores a los 25.000 euros, donde se reclama ante el Tribunal Civil.
• Gestión judicial de impagos: Este sería el último recurso debido a que los costes correrían de la cuenta de la empresa que efectúa la demanda. En esta ocasión se efectúa una demanda contra el deudor y se da paso a un proceso judicial.