Recomendaciones para un mejor control de las suscripciones online

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

A todos nos gustan las apps, bien sean de ocio o relacionadas con algún ámbito laboral. Son fáciles de usar, intuitivas y, hasta en algunos casos, divertidas. Sin embargo, pensando estrictamente en el terreno profesional, el coste con frecuencia bajo que tiene la suscripción a este tipo de herramientas provoca que nos olvidemos de cancelarlas cuando ya no las utilizamos. El problema es que si no nos damos cuenta, el coste recurrente mensual de estas apps puede llegar a ser muy relevante, algo que si le ocurre también a otros compañeros de la empresa, puede tener un efecto perverso y nocivo en la contabilidad, sobre todo, pensando en el flujo de tesorería para atender los pagos a corto plazo.

Qué problemas acarrea

Una mala gestión de las suscripciones online provoca una serie de efectos negativos dentro de una pyme, como por ejemplo:

• Descontrol de los gastos. Por un lado, al tratarse de suscripciones con un pago inicial muy bajo no suelen requerir de ningún proceso de aprobación interno por parte de la entidad. Al final, paso a paso se hace el camino, y la bola de nieve de las suscripciones puede crecer hasta alcanzar volúmenes ciertamente elevados.
• Falta de visibilidad por parte del CFO. A pesar de que el CFO o el controller financiero desempeñen su trabajo con profesionalidad, es ciertamente difícil identificar todos esos pequeños gastos que suponen las suscripciones online si no se cuenta con la ayuda de los responsables de los diferentes departamentos. Además, el director contable tiene el hándicap de no saber con certeza cuáles de esas apps se utilizan y son clave para un área específica de la organización.
• Planificación financiera errónea. El incremento recurrente y sin control de los gastos termina por provocar un desfase en la planificación de las cuentas, cuyas consecuencias pueden ser muy negativas en el caso de que el balance de la empresa no se encuentre lo suficientemente saneado.

Disponibles en cualquier momento

Las suscripciones online aportan principalmente comodidad al usuario. En apenas unos segundos, es posible contratar una app y comenzar a aprovecharse de sus utilidades. En un primer momento, su uso sirve para solucionar un problema dentro de la empresa, aportando un servicio esencial, pero es frecuente que, con el paso del tiempo, ya no se utilice dado que otra herramienta desempeña una labor mejor o porque simplemente ya no se necesita.

Desde el punto de vista profesional, siempre se tiene la duda de si en algún momento no se precisará de esa herramienta, por lo que se suele dejar en activo por lo que pueda ocurrir. Si todo va bien, llegará el momento de utilizarla de nuevo. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el proceso tanto de cancelación como de contratación de estas apps es muy sencillo y no suelen tener coste, por lo que lo ideal es que una vez se usen, se borre la suscripción hasta que vuelva a ser requerida de nuevo.

Control eficaz

En realidad, controlar mejor el número de suscripciones online de una pyme es un proceso bastante sencillo, aunque muchas veces por desconocimiento no se lleva a cabo. De hecho, la solución pasa precisamente por el propio problema. Es decir, existen numerosas apps de gestión contable que son bastante eficaces en este y en otro tipo de incidencias que afectan a los balances de las empresas.

En este sentido, este tipo de herramientas advierten al CFO sobre aquellos gastos que son recurrentes o, incluso, pueden alertar sobre los que, en principio, pueden ser eliminados, en ocasiones directamente por el responsable del departamento implicado. Además, ofrecen a los profesionales la posibilidad de establecer canales directos en tiempo real con el responsable financiero, de manera que cualquier incidencia pueda comentarse y valorarse desde cualquier momento y lugar.

De hecho, una de las grandes ventajas de estas apps es que facilitan una fotografía contable a cada momento de una organización, de modo que si, llegado el caso, el capital circulante cae por debajo de los niveles deseados, es posible analizar las cuentas y eliminar aquellos gastos que son en principio prescindibles, como puede ser el caso de ciertas suscripciones online. Es decir, que ofrecen más eficiencia con un menor margen de error, y, encima, permitiendo un ahorro de tiempo y de recursos económicos que se pueden destinar a extraer información de más calidad que aporte un mayor valor añadido a la compañía.