Las ventajas de digitalizar por completo la oficina

Desde hace ya algunos años, cualquier empresa, con independencia de su tamaño, puede abrazar la tecnología para optimizar sus procesos internos, abandonando de manera progresiva el uso del papel. Existen varias vías para poder hacerlo que dependen, básicamente, de la estrategia de organización interna de cada entidad así como de si se puede aprovechar parte de la infraestructura previa ya instalada.

Por un lado, en aquellas compañías más consolidadas, es más habitual la alternativa de adquirir un software de gestión que se instale en todos los equipamientos conectados, lo que obliga, en primer lugar, a realizar un inventario del estado de cada uno de ellos para comprobar que, en efecto, soportan el nuevo programa. De este modo, se puede establecer un almacenamiento seguro y compartido de toda la información en un único soporte digital, si bien cuenta con, al menos, dos hándicaps que hay que tener en cuenta: obliga a la entidad a planificar una rutina de revisión periódica de toda la operativa, y condiciona a tener que actualizar cada cierto tiempo los protocolos de seguridad para realizar copias de la información más relevante que se albergue.

La otra posibilidad es invertir en un sistema de alojamiento en la Nube que, en realidad, abarata mucho los costes con respecto a la primera opción, si bien para muchas organizaciones no resulta tan sencillo apostar por ella, debido a la infraestructura previa de la que disponen. En este caso, simplemente hay que contratar al proveedor adecuado que brindará una app de conexión, y que se convertirá en algo así como la oficina virtual de la entidad. En este entorno digital, los distintos profesionales y departamentos de la compañía podrán interactuar en tiempo real entre ellos disponiendo de un almacén virtual que guarda toda la información, presente y pasada. Aquí no hay que hacer copias de seguridad ni establecer protocolos de control, puesto que el proveedor se asegura de actualizar periódicamente los sistemas de ciberseguridad.

Beneficios a medio y a largo plazo

Una oficina sin papeles puede provocar algunas incidencias organizativas dentro de la empresa en su inicio, dado que no todos los trabajadores parten del mismo nivel de formación en digitalización ni, tampoco, se han desarrollado mecanismos de comunicación basados en la tecnología con los distintos stakeholders. Por ello, es oportuno que la dirección de la compañía establezca un protocolo de introducción de este nuevo diseño interno en diferentes fases, de manera que no se produzcan distorsiones, principalmente, dentro del equipo humano.

Es importante informar desde el inicio de los beneficios que supondrá para la empresa abrazar la digitalización, realizando sesiones con los empleados para que los asimilen. Entre ellos, cabe destacar, por supuesto, el ahorro de costes, ya que no será necesario invertir tanto en material oficina o en almacenamiento para albergar toda la documentación. Por otro lado, las posibilidades de que se produzcan errores humanos en algún punto de los procesos administrativos se reducen de forma significativa, gracias a que el software se encarga de verificar los contenidos.

Desde la óptica del funcionamiento interno de la compañía, se incrementará tanto la rapidez como la agilidad en la consulta de documentos, pudiendo compartirse cualquier archivo entre los empleados en tiempo real a través de cualquier dispositivo conectado y habilitado, lo que casa tanto con las nuevas formas de teletrabajo como con la posibilidad de que se siga compartiendo información incluso en los viajes de empresa.

A nivel más de gestión, se incorporan dos ventajas muy importantes: se reduce sensiblemente el porcentaje de extravío de información, gracias a que los archivos se digitalizan y se almacenan virtualmente; por otro lado, cae de manera muy importante, también, el número de casos en los que existen filtraciones o copias de ficheros. La digitalización favorece que se pueda automatizar el nivel de permiso en el acceso a los contenidos por parte de cada empleado, incorporando un sistema que verifica y controla quién, cuándo y para qué ha accedido a cada documento.

Bajo un análisis global, la digitalización plena de una oficina permite a la pyme optimizar el tiempo de sus empleados, que reducen la inversión en trámites y procesos administrativos para concentrarse en la generación de valor añadido para la compañía. Algo clave, por ejemplo, en las etapas de innovación o si la empresa está inmersa en un plan estratégico de crecimiento, en la que la gestión eficiente de los recursos es clave para la consecución con éxito de los objetivos marcados.

Y, por supuesto, un menor consumo de papel y de materiales relacionados con el plástico supone aumentar el compromiso de la empresa hacia la sostenibilidad y el medio ambiente. Un mensaje que debe ser comunicado a clientes y proveedores y que, en el largo plazo, puede tener un impacto positivo en la propia valoración de la entidad.