Cómo sacar partido a una misión comercial

  Ocho empresas españolas. ¿Ámbito de trabajo? E-learning (educación a distancia virtual). ¿Destino? Ciudad de México. ¿Objetivo? Iniciar contactos profesionales con 45 enseñas mexicanas del sector y departamentos de formación y capacitación de empresas aztecas que operan en distintas áreas (consultoría, banca, servicios hospitalarios...). A miles de kilómetros, concretamente en Beirut (Líbano), ocho empresas españolas del sector del mueble de oficina realizan 45 entrevistas con compañías del país para introducir sus productos en un mercado cuyas importaciones anuales en dicho sector crecen a ritmos del 50%. Son sólo dos de las diferentes misiones comerciales de la que diferentes empresas españolas se aprovecharon el pasado año. La primera fue organizada por la Oficina Económica y Comercial de la Embajada de España en México y la Asociación de Proveedores de e-Learning (APeL) ?www.apel.es-, con el apoyo del Instituto Español de Comercio Exterior (Icex) www.icex.es-. La segunda, por Fabricantes Asociados de Mobiliario y Equipamiento General de Oficina y Colectividades (Famo) ?www.famo.es- y la Oficina Económica y Comercial de España en la capital libanesa. ¿El fin último? Aumentar el comercio entre el país de origen y el país de destino, es decir, ampliar los mercados exteriores. También, en ocasiones, se trata de reunir información para, en el futuro, conseguir un beneficio para posteriores exportaciones.

1. Sacar partido

Para empezar, conviene definir qué es una misión comercial. Básicamente, se trata de una visita concertada (es decir, se trata de un contacto cara a cara, nada de correo electrónico o llamadas telefónicas), realizada de acuerdo a un plan, que un país organiza para aumentar su comercio con otro. Lo puede hacer a través de diferentes instituciones, como el citado Icex, o a través de las Cámaras de Comercio (en el caso de España) www.camaras.org-. La función del gobierno, o de quien organiza la misión, es actuar como asesor y coordinador, a la par que suministra asistencia financiera y/o gestora. Importante: la misión siempre debe ir acompañada de una detallada estrategia de comunicación para despertar con consiguiente interés en el país receptor, dar prestigio a la propia misión y conseguir atraer el mayor número posible de participantes.

2. La clave del éxito

La llave que abre el baúl del éxito está en los detalles. Hay que concertar la entrevista con la persona correcta de cada empresa con la que se mantenga contacto, conocer cuál es la vestimenta y la presentación adecuada en cada país (en todos no se hacen negocios de la misma manera), dar la imagen de ser un interlocutor o un empresario en quien confiar hasta practicar qué se va a decir y cómo se va a decir. No se puede dejar nada a la improvisación, una misión lleva un coste alto en tiempo, esfuerzo y dinero. No es una visita turística. Por término medio, el tiempo de preparación puede variar desde dos semanas a tres meses dependiendo de la duración del viaje, de la experiencia de quiénes lo organizan, y de la cantidad de personas destinadas a dicha tarea. El personal dedicado a ello deberá buscar datos, seleccionar empresas, elaborar la agenda y preparar todos los detalles. Dicho personal no tiene por qué ser quien acabe desplazándose. Y no todas son iguales. Están las misiones comerciales oficiales, las de compras internas, las comerciales privadas, la que se organizan para realizar ventas, las denominadas exploratorias o de estudios También las hay para conseguir información, las integradas por representantes de diferentes industrias o de una sola industria, o las de ventas externas, para promover las ventas de exportación. Dependiendo de las necesidades de cada compañía, podrá optarse por una o por varias de ellas. ¿Cómo sabremos que se ha conseguido el éxito? Atendiendo al volumen de ventas efectuadas, al potencial de ventas descubierto, y a los acuerdos de representación finalmente discutidos o concluidos.