Qué es y para qué sirve el control de ventas en una empresa

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Cualquier empresa con cierta envergadura se marca con cierta periodicidad una serie de objetivos comerciales a conseguir, como crecer en un determinado mercado, llegar a un nuevo nicho de consumidores o mejorar el promedio de gasto de los clientes habituales ya fidelizados. Sin embargo, tanto desde una óptica económica positiva como negativa, en ocasiones se producen cambios en los volúmenes de las ventas sobre los que no se tiene una explicación clara. Por ejemplo, un cambio en las preferencias de los clientes o una mala praxis en nuestra estrategia de ventas no tiene por qué llegar a los oídos de los gestores comerciales o, si lo hace, llega tarde y el coste de adaptarse cuesta mucho dinero a la compañía.

Para aportar mucha mayor luz a estas y otras vicisitudes comerciales, el control de ventas supone un soporte clave, ya que aporta una visión clara y detallada sobre cualquier aspecto en el proceso de ventas, de manera que se pueda implementar cualquier ajuste necesario de manera rápida y así poder estar más cerca de cumplir con los objetivos estratégicos marcados.

Elementos fundamentales

El hito básico para que un control de ventas sea realmente útil es tener una comunicación fluida con nuestros clientes, de manera que sea posible contactar con ellos de manera periódica y que las respuestas que nos aporten sean claras, transparentes y objetivas. No se trata de ‘acosarles’ de manera continua con encuestas o correos electrónicos que lleguen a ser contraproducentes, sino de establecer un marco relacional óptimo con ellos y que, cuando les requiramos alguna conversación, sepamos que ellos desde el otro lado van a responder.

A partir de ese enfoque, internamente es necesario establecer una serie de KPIs claros para medir, cuantificar y analizar distintos hitos en relación a los clientes, tanto en su satisfacción como en los requisitos que buscan en nosotros en un servicio postventa, en relación a la omnicanalidad que les ofrecemos o, simplemente, si creen que nuestros productos o nosotros mismos les aportamos alguna clase de valor añadido para la mejora de sus vidas.

A través de un software no excesivamente desarrollado es posible monitorizar estos KPIs para que, de manera automática, salte alguna alarma si uno de ellos cae por debajo de unos estándares fijados. De este modo, no solo se puede trabajar sobre dicho KPI para recuperar un nivel adecuado, sino que podremos identificar tendencias comerciales que, por ejemplo, nos sean útiles incluso para la captación de nuevos clientes en el mercado.

Mejora del capital humano

Uno de los eternos problemas que arrastra el control de ventas es que muchos empleados pueden ver en ello una amenaza para sus puestos de trabajo cuando, al contrario, lo que significa es un apoyo para mejorar la estrategia comercial de la compañía bajo la premisa de que el problema no es el profesional sino los mecanismos que ha desarrollado la entidad para mejorar sus resultados de negocio.

Por ello, es importante implicarles en el control de ventas de modo transparente y didáctico. En este sentido, una buena idea es publicar rankings de vendedores y premiar a aquellas personas y departamentos que logren un desempeño más eficaz. De este modo, se estimula una competencia interna sana en la que no se tenga miedo de quedar en última posición sino que todos los esfuerzos se destinan a liderar la clasificación.

Por otro lado, la tecnología también brinda en este punto un apoyo fundamental, ya que una buena idea es utilizar las herramientas de gamificación para mejorar los ratios de venta, estimulando actividades en grupo que promuevan el compañerismo y el trabajo conjunto dentro de la empresa.

El control de ventas puede ser a largo plazo una vía más para significar los valores y la reputación de la compañía no solo con el capital humano sino, también, de puertas para fuera, ya que implica el compromiso constante de toda la organización por mejorar, incrementar la calidad de los servicios que presta y realizar una labor de escucha activa con sus clientes y el mercado. Sin embargo, la percepción de que puede ser algo negativo que sirva para justificar una reorientación de las actividades o el despido de profesionales es un riesgo que es importante asumir desde el inicio para hacer todo lo posible por evitar esta percepción.