¿Es posible controlar los gastos en una pyme?

El control de los gastos en una pyme es fundamental en cualquier etapa del negocio en el que nos encontremos. Gestionarlos de manera adecuada permite mejorar la liquidez y, con ello, poder atender tanto los compromisos financieros en el corto plazo como la dotación a reservas con vistas a realizar futuras inversiones para asegurar el crecimiento. Ni los gastos ni, en general, la contabilidad, son una foto fija e invariable sino que fluctúa a cada momento, en virtud tanto de las decisiones que se tomen dentro de la compañía como de la coyuntura económica y de mercado que se produzca.

Gastos fijos y gastos variables

No todos los gastos en una organización tienen el mismo carácter. Se puede diferenciar según distintas variables, aunque, quizá, las dos más habituales son en función del tiempo (a corto plazo o a largo plazo) o de su cuantificación periódica. En el primer caso, esta distinción es crucial para la gestión del capital circulante, lo que es motivo de otro artículo. Centrándose en el propio carácter de los gastos, aquellos que son fijos no varían de acuerdo a los incrementos o a las bajadas de la productividad de la empresa, sino que son recurrentes. Los ejemplos más habituales de gastos fijos son las nóminas de los empleados y el alquiler del local o de la maquinaria que se utiliza para llevar a cabo la actividad.

En el otro extremo, están los gastos variables, que sí que fluctúan de manera proporcional a medida que la producción evoluciona. Es decir, que para una fábrica que precisa agua para crear unos determinados bienes, a medida que produce más requerirá normalmente más agua, por lo que se consumirá más. Las materias primas o la electricidad son otros dos ejemplos de gastos variables. En cualquier caso, este tipo de insumo tiene un componente también recurrente, puesto que siempre hay que abonar un pago mínimo para mantener el contrato de suministro, con independencia de su uso.

Evaluar los costes y los gastos

Antes de proceder al control efectivo de los gastos, también es oportuno diferenciar en una empresa entre lo que es un coste y un gasto. Habitualmente, se usan ambos términos para lo mismo, aunque contablemente son diferentes. Por ejemplo, un coste es lo que se tiene que pagar para adquirir bienes vinculados a la actividad principal de producción de la empresa, es decir, que el coste está ligado íntimamente al producto en sí. En cuanto a los gastos, consiste en el desembolso a realizar para poder disfrutar de otros servicios que son necesarios para que la empresa puede desarrollar su actividad pero no necesariamente para su finalidad última. Por ejemplo, en una cadena de montaje, todo lo relacionado con la logística y los servicios administrativos.

Por regla general, los costes se repercuten de manera directa en el precio final de venta al público de un producto, teniendo su efecto en los ingresos y en el beneficio neto que se obtiene en el mercado. Es decir, que si lo que se pretende es controlar de manera efectiva los gastos, los gerentes de la empresa tienen que mirar de manera holística a toda la estructura de la organización y no exclusivamente al proceso de producción.

Una estrategia de control de gastos

La falta de un control y de una estrategia efectiva de control de gastos en una pyme es la causa principal por la que muchas de ellas terminan cesando sus actividades. A través del control de los gastos, una empresa puede analizar sus resultados, hallar ámbitos de mejora y, con toda esta información, tomar decisiones para procurar que en el próximo ejercicio las ventas y los beneficios sean mayores. Además, una planificación de los gastos permite establecer comparativas con ejercicios anteriores e, incluso, con el resto de competidores, en virtud de la información que estos faciliten al mercado.

Para que una gestión de los gastos sea efectiva, debe poderse hacer un seguimiento, registro y reconocimiento de todas las operaciones de carácter económico que se lleven a cabo dentro de la empresa, lo que implica disponer de herramientas para ejercer una eficiente trazabilidad financiera.

Existen tres herramientas fundamentales para el control de los gastos de una empresa:

• A través de las hojas de cálculo, que tienen el problema de que, si el negocio crece, será cada vez más complicado llevar al día el control real de los gastos.
• Por medio de programas informáticos, que, aun así, requieren de la interacción con el humano, sobre todo, con el CFO o el controller financiero de la empresa.
• Con las plataformas ERP, que son soluciones avanzadas de gestión empresarial integral que permiten de manera bastante ágil controlar todos los gastos y potencialmente maximizar los beneficios de una entidad.

En paralelo a los ERP, en los últimos años han aparecido en el mercado apps que permiten de manera digital y automática llevar la contabilidad de una compañía, favoreciendo una interlocución en tiempo real y desde cualquier lugar entre el responsable contable y el resto de trabajadores y llevar así a cabo un control efectivo de cualquier gasto que se produzca.