¿Para qué sirve una factura proforma?

Una de las actividades que, habitualmente, resultan menos gratificante para los emprendedores es la de la contabilidad. Entre los cometidos que conlleva cabe destacar la de la emisión y cómputo de facturas. Aunque se cuente con el apoyo de un experto financiero que lleve las cuentas de la organización y se ocupe de la presentación de las obligaciones impositivas, existen ciertas cosas que es conveniente conocer ya que, con cierta frecuencia, toca al autónomo o al empresario llevarlas personalmente a cabo. Entre ellas, cabe destacar la de la elaboración de las facturas proforma, que son uno de los documentos más importantes para tener éxito en la gestión contable de una sociedad.

Datos de una factura proforma

El principal objetivo de una factura proforma es el de poder acelerar el proceso de facturación de una empresa. En realidad, no consiste más que en un documento que contiene los detalles más relevantes de lo que será la posterior factura formal que se le remitirá a un cliente o a un proveedor. De este modo, una entidad contribuye a minimizar los posibles errores que se pueden dar en la actividad contable, ordenando los cobros y los pagos pendientes con sus sujetos de interés.

En los últimos años, la llegada de soluciones digitales que se administran desde la nube permite minimizar cualquier desfase contable de manera instantánea. Esto es así porque cualquier movimiento financiero queda registrado de inmediato, favoreciendo en el caso de que se produzca cualquier incidencia, que el controller financiero o el CFO puedan subsanarla en tiempo real con las personas implicadas. Además, este tipo de herramientas se actualizan de modo automático, disponiendo también de rigurosos sistemas de ciberseguridad que evitan en la medida de lo posible que una empresa reciba un ataque virtual que comprometa su tesorería.

A pesar de la digitalización de la actividad contable, la factura proforma sigue siendo muy importante para cualquier empresa, ya que supone un compromiso entre vendedor y comprador respecto a que el primero va a prestar un serie de productos y de servicios a cambio de una contraprestación económica recogida en el documento. Dentro de una factura proforma deben aparecer los siguientes datos:

• Texto en el que se especifique con claridad que se trata de una factura proforma.
• La fecha de emisión formal de la misma.
• Los datos más relevantes del cliente, como su nombre comercial y su razón social, el número de identificación fiscal (NIF) y cierta información de contacto (correo electrónico, teléfono, dirección física, etc.).
• Los datos de referencia del proveedor, en especial, su nombre comercial y su razón social, el NIF y otros datos de contacto.
• Solo para aquellas operaciones que sean intracomunitarias, el documento tiene que incorporar el número de IVA comunitario correspondiente.
• Una descripción en detalle del producto o servicio que se va a brindar, de manera que quede claro por ambas partes en el caso de que se produzca alguna clase de controversia en el futuro.
• El precio unitario, el coste en su divisa correspondiente en que se va a efectuar el pago, así como potenciales costes adicionales que se pudieran producir, por ejemplo, en el envío de la mercancía o en el traslado y la logística de los bienes.
• Los impuestos que se van a aplicar como consecuencia de la operación. Los más habituales suelen ser el IVA y, en menor media, el IRPF.

Validez de una factura proforma

La factura proforma no tiene validez fiscal ni contable aunque sí que tiene un gran valor informativo. De hecho, es algo semejante a un presupuesto que remite un vendedor (en este caso, la empresa) a su cliente, de modo que este último puede confirmar que todo es correcto y que puede procederse a la realización del servicio o al envío de la mercancía correspondiente. En realidad, su utilidad principal es que valida algo que ya se ha aceptado previamente pero que sirve para minimizar que, en el futuro, pueda producirse alguna incidencia entre las partes.

Es en las operaciones de comercio exterior en donde es más habitual una factura proforma, ya que se justifica el valor de una mercancía que va a pasar por una aduana. Tanta es su importancia en este tipo de actividades que Hacienda reconoce el valor comercial de este documento. Sin embargo, a efectos internos de una empresa no es posible reflejar en el libro de contabilidad una factura proforma, ya que, por ejemplo, no tiene validez como justificante de pago. Desde una óptica jurídica, una factura proforma es válida según cada caso particular, aunque lo más frecuente es que si ha sido aceptada por comprador y vendedor genera un vínculo y un compromiso que serán claves en el caso de cualquier controversia que pueda producirse en el futuro.