Aprende a ser una pyme ‘paperless’

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Sostenibilidad, compromiso social, ética, reputación, conciencia,... Valores que todos queremos que se asocien a nuestra empresa, pero que, con frecuencia, relacionamos con grandes acciones de responsabilidad social corporativa o donaciones a fines solidarios. Sin embargo, todos estos valores y muchos más podemos ponerlos en práctica en nuestro propio negocio a través de una estrategia paperless, o, lo que es lo mismo, apostando por eliminar todo vestigio de documentación física en papel, siempre que resulte posible, en el entorno laboral. Por si fuera poco, como veremos a continuación, un ecosistema profesional sin papeles también ofrece una serie de beneficios relevantes que pueden llegar a suponer una ventaja competitiva en el mejor de los casos.

Menores costes, mejor gestión

Una de las primeras cosas que se nos viene a muchos a la cabeza cuando pensamos en una oficina en el siglo XX es la del papel. Vamos a expresarlo mejor: toneladas de papel que atestaban las mesas de trabajo, montañas de documentos almacenados en armarios que eran del todo improductivos y decenas de archivadores que intentaban poner en orden todo aquello. Afortunadamente, el nuevo milenio, gracias al apoyo de la tecnología, parece estar en la recta de meta para, sí no eliminar por completo, sí al menos minimizar de manera muy importante el uso del papel en los entornos profesionales.

Junto a aspectos relativos a la imagen de marca o al compromiso de la empresa como agente social, una estrategia paperless aporta importantes beneficios a las compañías. Por ejemplo, desde el punto de vista económico, el ahorro es significativo. Pensemos por citar un caso en el ahorro de espacio que se logra, ya que no hay que consumir espacio útil en guardar ficheros, cuadernos o contratos por tiempo infinito. De este modo, una empresa no tiene por qué contratar una oficina tan grande mientras en paralelo no tiene que destinar recursos a hacer copias de seguridad físicas de esos documentos o, incluso, a contratar a personal de seguridad que vele por su protección.

¿Quieres más ejemplos de lo caro que resulta conservar papel? De acuerdo, piensa ahora en las impresoras y en todo el uso que se les daba hasta hace apenas unos años. Eso significaba, además de la compra de más papel, el consumo de electricidad, de mantenimiento de la maquinaria y del gasto en recambios de tóner. Y quien habla de impresoras, habla también de fotocopiadoras, de trituradoras de papel, de escáneres,...

Ahora, cambiemos de tercio y pensemos en la gestión de la organización. Una empresa paperless es, por definición, una empresa digitalizada, en la que una parte relevante de sus procesos administrativos están automatizados o, directamente, se basan en alguna herramientas que permite su virtualización. En estos procesos, podemos incluir la gestión de gastos, la reserva de un viaje, la comunicación de una incidencia o el cierre de una reunión. Muchas de estas cosas antes requerían la cumplimentación de formularios que demoraban los procesos, si es que algún papel no se perdía y obligaba a tener que reiniciar todo de nuevo. Las apps de gestión empresarial minimizan los errores, agilizan los procesos y permiten realizar cualquier cambio en tiempo real.

Seguridad jurídica y productividad

Fijémonos ahora en la seguridad jurídica. A través de nuestro teléfono móvil podemos firmar digitalmente cualquier documento, haciendo casi imposible que nadie pueda manipular nuestra firma, modificar un archivo o sustraerlo. En cada firma digital se refleja la fecha y la hora, se elabora un seguimiento histórico en relación a cualquier cambio y se puede compartir parcial o íntegramente con quien nosotros deseamos. Las ventajas respecto a la anterior documentación en papel son innegables.

Pero, ¿qué pasa con la productividad pensando simplemente en el resultado operativo del negocio? Pues resulta que, en efecto, ser paperless significa para una compañía ser más productiva, ya que sus profesionales ahorran un tiempo significativo en procesos administrativos que antes les ocupaban demasiado tiempo de sus agendas, permitiéndoles ahora dedicar más tiempo a generar un valor añadido real mayor. Por si fuera poco, este capital humano verá que el entorno en el que trabaja se preocupa por su bienestar laboral y eso les generará un aumento de su fidelización e identificación con la entidad.

¿A que ser una organización paperless es una idea mucho mejor de lo que parece? Pues ponerla en marcha, en realidad, está a golpe de un click desde tu ordenador o por medio de tu smartphone.