Cómo sacar la máxima productividad a las videoconferencias

A pesar de la caída significativa en el número de contagios por coronavirus y del relajamiento de muchas de las limitaciones a la actividad gracias al control de la pandemia, casi 1 de cada 5 trabajadores en España preferiría seguir teletrabajando desde su casa al menos uno o dos días por semana, según una encuesta de Cisco. El problema es que el desempeño laboral en remoto exige una mayor utilización de los sistemas de comunicación vía streaming, algo que, en principio, debería ser una herramienta idónea salvo por un importante inconveniente: un 48% de los que participa en este tipo de reuniones virtuales no habla una sola palabra durante los encuentros.

Así lo revela el Índice de Trabajo Híbrido de Cisco, aduciendo razones diversas como la falta de fluidez en el idioma en el que se mantiene la conversación, los ruidos de fondo, el choque cultural o, directamente, la fatiga que les ocasiona llevar a cabo estas sesiones a través del ordenador. Al final, la escasa interacción ocasiona graves problemas de comunicación, dilata los procesos (cuando no, directamente, hace que se tengan que volver a producir las reuniones de manera presencial) y lastra gravemente la productividad. Elementos todos ellos muy críticos en una coyuntura económica incierta y, en muchos sentidos, aún frágil tras las consecuencias tan negativas que se produjeron, en especial, durante los meses ‘duros’ de los confinamientos.

El apoyo de la inteligencia artificial

La tecnología ya ofrece la posibilidad de mejorar significativamente la funcionalidad de las videoconferencias, en ocasiones sin coste alguno para la pyme. Y esto es gracias a la inteligencia artificial (IA). Por ejemplo, a través del uso de apps basadas en la IA es posible conseguir traducciones y transcripciones en tiempo real o, incluso, identificar facialmente a los participantes en un encuentro virtual a través de su imagen en la pantalla. Además, también es factible interpretar los gestos y los movimientos de los interlocutores o adaptar de manera automática las condiciones de audio para minimizar cualquier impacto auditivo o ruido de fondo que pudiera producirse.

Bajo el prisma de hacer que el participante se sienta más seguro y cómodo en este tipo de reuniones a distancia, las herramientas basadas en IA no solo trabajan en implementar pequeñas mejoras como las citadas para incrementar la confianza del usuario, sino que, también, le establecen recomendaciones para que los siguientes encuentros sean más productivos. Por ejemplo, relacionan el tiempo consumido con la consecución de los objetivos reales fijados, o comparan lo invertido en llevar a cabo esta reunión con lo que supone otras de carácter físico, evaluando, bajo parámetros objetivos, qué método es más eficiente.

La idea, al final, es que el modelo híbrido de trabajo se imbrique cada vez más y con una mejor flexibilidad en las vidas de las personas, y eso ayude a que estos encuentros virtuales sean mejor vistos y valorados por emprendedores, trabajadores y usuarios.

¿Es posible aspirar a una videoconferencia perfecta?

Aunque parezca increíble, cada vez existe una mayor literatura en forma de estudios y de análisis sobre las mejores recomendaciones para sacarle el máximo partido a una videoconferencia de carácter profesional. Aunque, como siempre, cada uno debe adaptar estas pautas a sus características particulares y a la situación en la que se encuentre, estas son algunas de las más utilizadas:

• Adoptar un enfoque exterior como si de una reunión presencial se tratara. Esto quiere decir que, de cara a que la mente esté lo mejor preparada, lo más aconsejable es complementarla con algunos hábitos exteriores como ir bien vestidos, adoptar una actitud lo más profesional posible o rodearse de un lugar de trabajo que invite a la concentración.

• Preparar el equipo para focalizarse solo en la reunión. Los ordenadores serán multitarea pero las personas, por regla general, tendemos a dar lo mejor de nosotros mismos si ponemos toda nuestra atención en un único trabajo. Por ello, nada mejor que desconectar cualquier otra aplicación o software mientras se participa en un encuentro virtual. De este modo, se podrá evaluar la actitud del resto de participantes y captar matices no verbales que pueden ser claves.

• El manejo del tiempo es fundamental. Se sea o no coordinador de la videoconferencia, es muy importante ir directos a los temas que la han motivado para ser eficientes y no hacer perder el tiempo. Además de la puntualidad en el inicio, conviene marcarse una hora de finalización y cumplir estrictamente con la agenda programada. Y, por supuesto, evitar los discursos largos.

• Organizar los pensamientos. Disponer de poco tiempo para expresar las ideas supone un desafío para cualquiera: hay que estructurar bien las frases, comunicar adecuadamente y hacerse entender, además de, por supuesto, comprender del modo adecuado al resto de interlocutores. Si todos se acostumbran a esta esfera de trabajo, las videoconferencias serán muy ejecutivas, eficientes y, sobre todo, enormemente productivas.