La importancia para una pyme de elegir al proveedor Cloud adecuado

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

La Nube es un entorno de trabajo imprescindible para las empresas, gracias a las importantes ventajas que ofrece, como la agilidad en su manejo, el ahorro en tiempos operativos o la posibilidad de que cualquier empleado pueda modificar documentos de manera inmediata, desde el lugar y en el momento en el que lo desee. Sin embargo, una característica común de las pymes es que los recursos suelen ser limitados, en especial, desde el plano económico. Eso obliga a pensar con cautela en relación a cuál es el proveedor de servicios Cloud adecuado con el que trabajar. Se trata de una decisión mucho más importante de lo que parece, ya que, si se acierta, el propio desarrollo de actividades y de negocio en la Nube puede convertirse en una importante ventaja competitiva de la compañía.

Transparencia y reputación

Operar desde entornos Cloud es una de las decisiones más importantes que tomarán los gestores de una pyme, al menos durante los primeros años de crecimiento y desarrollo de la empresa. No en vano, eso significa modificar el sistema de trabajo interno para hacerlo plenamente compatible con la Nube pero, también, asentar las relaciones con clientes y proveedores por medio de sistemas virtuales. Si todo va bien, la compañía podrá beneficiarse de una serie de valores reputaciones muy positivos, como la apuesta por la innovación, la transparencia, la inmediatez en la resolución de incidencias o la omnicanalidad.

Pero como todas las acciones corporativas, si ocurre algo que genera una opinión negativa, también habrá que disponer de estrategias y de herramientas para mitigar sus efectos y, si es posible, eliminarlos. Por ello, al final, la confianza suele ser la mejor baza con la que cuentan los representantes de la empresa. Para beneficiarse de ella y con carácter previo a la implementación de la Nube, es necesario desarrollar un plan para comunicar a todos los stakeholders qué cambios se van a producir y cómo sacar el máximo provecho para fortalecer las relaciones entre las partes y trabajar en mayor armonía y con una mayor fluidez.

En especial, hay que informar con cuidado sobre cómo se van a manejar y proteger los datos más sensibles, ya que existen muchas personas que piensan que habrá una mayor posibilidad de vulneración de la información en un entorno Cloud que, por ejemplo, en un sistema físico de hardware de almacenamiento. Este error, más extendido de lo que parece, puede subsanarse por medio de una estrategia didáctica, en la que el propio proveedor de datos Cloud pueda llevarse a cabo al menos una sesión informativa abierta no solo a los empleados de la pyme, sino, también, a los stakeholders de mayor interés para la entidad.

Encontrar al socio idóneo

Para escoger al proveedor Cloud adecuado, los gestores de una pyme tienen que plantearse una serie de preguntas clave, entre las que cabe destacar:

• Cuáles son los datos sensibles que se van a manejar y a alojar en la Nube. De este modo, se puede determinar el nivel de ciberseguridad acorde para minimizar dentro de lo posible cualquier ataque cibernético, con las consecuencias tan negativas que puede traer consigo de llegar a producirse.
• Qué personas dentro de la organización tendrán acceso a esos datos. De este modo, es posible concretar con el proveedor la posibilidad de establecer diferentes grados de accesibilidad a la información y crear sistemas de verificación y de seguimiento en el caso de que se llegue a producir alguna incidencia.
• Además de los empleados, ¿es posible que algún otro stakeholder u otro sujeto externo a la compañía pueda necesitar tener acceso a alguno de estos datos? Aunque esto pueda parecer una anomalía, ocurre con más frecuencia de lo que se cree. Por ejemplo, si se produce un error en la contabilidad a la hora de computar un gasto o de recoger una partida determinada, es probable que haya que tratar esta incidencia con las partes involucradas, tanto externas como internas.
• ¿Es preciso disponer de mecanismos para que se pueda tener acceso a los datos desde cualquier parte del mundo? Si nuestros empleados viajan, lo más factible será que en alguno de sus desplazamientos tengan que acceder a los datos más sensibles de la entidad, por lo que habrá que prever que esto resulte factible sin alterar negativamente a la ciberseguridad.
• ¿Cómo garantizar el máximo estándar de seguridad telemática sobre los datos? En este sentido, es clave no solo evaluar la ciberseguridad inicial que ofrece el proveedor Cloud sino la periodicidad con la que se actualizan esas barreras de protección, de modo que se esté lo mejor preparado posible ante cualquier amenaza futura de los cibercriminales.