Para qué implementar un software de gestión en una pyme

Automatizar todas aquellas tareas que no sean propias del objeto de negocio es clave para que los responsables de una pyme puedan centrar sus esfuerzos en las actividades que realmente aportan valor y en lo que son especialistas. Por ello, a pesar del esfuerzo económico que puede suponer, sobre todo, en las etapas más incipientes de una compañía, apostar por el uso de herramientas tecnológicas marca una diferencia significativa en términos de efectividad y de eficiencia. Entre estas áreas que tienen un espacio potencial mayor de ser automatizadas, cabe destacar la de gestión, a través principalmente de software ERP, aunque, también, existen otras posibles alternativas.

Clases y claves de los software de gestión

Un software de gestión es, en realidad, un programa informático que aglutina diferentes funcionalidades que se complementan entre sí para ofrecer al usuario, en este caso a la empresa, una simplificación global de los procesos operativos, sobre todo en el ámbito de tareas repetitivas y burocráticas en las que no es necesario añadir un conocimiento cualitativo humano.

Muchos emprendedores creen erróneamente que un software de gestión simplemente aporta ayudas en las tareas de control del inventario y de otros procesos logísticos, cuando es en el ámbito contable en la que su influencia es significativamente mayor. De hecho, una de sus principales cualidades es que vigila la liquidez de la compañía, permitiendo incorporar diferentes recursos para que la administración de los pagos a proveedores y de los cobros a clientes se haga del modo más ágil posible para que contribuya a cumplir con los objetivos estratégicos marcados. Además de en estos campos ya citados, un software de gestión también desempeña un rol crucial en áreas como la facturación, la gestión laboral, el análisis de negocio y la gestión comercial.

En el mercado, es posible encontrar una amplia tipología de software de gestión que intentan responder con éxito a cada realidad particular de las empresas y de sus áreas de actividad. Sin embargo, son los ERP los que habitualmente brindan un mejor servicio, dado que tienden a amoldarse y a personalizarse a cada organización y a sus departamentos de trabajo:

• Por ejemplo, existen los software de gestión a medida que se crean ad-hoc para una empresa, por lo que suelen suponer una inversión elevada. Tienen el hándicap de que si la situación de la empresa cambia de manera significa en unos años, es muy probable que haya que encargar otro software de estas características para que sea verdaderamente eficiente. También se comercializan en el mercado software de gestión predefinidos, más baratos pero mucho menos personalizables.

• Otra posible clasificación se establece entre aquellos software de gestión que son operativos solo a través de una red local de dispositivos de la empresa, mientras que, cada vez más, se están implantando productos de este tipo en la nube, de modo que a través de una claves y de un protocolo de seguridad, cualquier empleado autorizado de la compañía pueda conectarse desde el lugar y desde el dispositivo que quiera.

Por qué apostar por un software de gestión

Se calcula que, en la actualidad, la tercera parte de las empresas que desarrollan sus actividades en España cuenta con un software de gestión para su desempeño profesional. Un ERP aporta un amplio abanico de ventajas a una pyme, como, por ejemplo:

• Mejora la rentabilidad en el largo plazo, ya que aumenta la eficiencia de los procesos y de la gestión del capital circulante.
• Incrementa la productividad, dado que, al automatizar actividades, los procesos acaban antes y con un menor consumo de recursos.
• Favorece la fidelización y el desarrollo de nuevas vías de colaboración con los proveedores y otros aliados si se les integra dentro de los protocolos del ERP.
• Posibilita el desarrollo de previsiones y de la planificación de acciones estratégicas por parte de los gerentes de la pyme, disminuyendo los márgenes de error.
• Los tiempos de respuesta caen de manera significativa, dando la opción en aquellos software que se encuentran alojados en la Nube de que los sujetos implicados en una determinada acción interactúen en tiempo real, compartan archivos y lleven a cabo encuentros virtuales.

Qué ocurre si se cambia de software de gestión

Mantener en funcionamiento un software de gestión obsoleto tiene una importante incidencia en la productividad de la empresa, por lo que es oportuno cambiarlo si las condiciones del mercado y de la propia entidad así lo indican. Como en otros procesos relevantes en una compañía, la transición del sistema antiguo al nuevo tendrá un efecto evidente en la forma de trabajar de los profesionales implicados, y, además, exigirá un proceso de aprendizaje y adaptación. Para garantizar una transición sin problemas es necesario planificar bien los pasos a dar antes de ponerse manos a la obra. En esta línea, identificar aquellas soluciones que ofrecen experiencias de usuario sencillas y cuyos beneficios se dejen notar casi de inmediato es también un factor importante.