Las herramientas digitales clave para una pyme en época de crisis

Hoy en día, existen pocas dudas sobre la ventaja competitiva que supone para cualquier empresa disponer del apoyo de la tecnología para incrementar su productividad y operar mejor en su mercado de referencia. Las herramientas digitales ofrecen en este sentido un soporte fundamental para cubrir con éxito las necesidades de todas las áreas y ámbitos de una organización y, combinadas con el talento humano, contribuyen a conformar un cóctel de éxito para afrontar en las mejores condiciones posibles cualquier coyuntura, incluso una crisis económica. En el caso de las pymes, la menor disponibilidad de recursos puede suplirse mediante soluciones tecnológicas que, en la mayoría de las ocasiones, a un precio muy asumible, ofrecen un abanico de servicios de gran valor para la operativa del negocio.

Qué ofrecen las herramientas digitales

Las herramientas digitales permiten a una empresa poder adaptarse con rapidez y flexibilidad a cualquier cambio en los hábitos de sus consumidores de referencia o a las variaciones en su sector propias, por ejemplo, de un momento de incertidumbre. Planificar una estrategia basada en su inversión y actualización constantes favorece un incremento de la eficiencia en las actividades de cualquier entidad, permite reducir costes y posibilita una mayor interconexión entre departamentos y profesionales de la compañía. Al final, esto se traduce en que el capital humano dispone de mayor tiempo para concentrarse en el negocio propiamente dicho, eliminando el tiempo que antes le requerían otras actividades administrativas o mecánicas que, en general, aportaban poco valor añadido real a la empresa.

La principal traba para una pyme a la hora de invertir en las herramientas digitales suele ser la falta de músculo económico, pero con un adecuado análisis a largo plazo de los beneficios que se derivan de la transformación digital, sus gestores entenderán la necesidad de apostar por ellas. En este sentido, evaluar ratios como el del retorno de la inversión (ROI) que aportarán a medio y a largo plazo contribuye a ayudar a disipar las dudas sobre el ‘esfuerzo’ financiero de invertir en ellas con la mayor anticipación posible.

Las principales alternativas

Estas son algunas de las áreas más relevantes que, en la actualidad, pueden ser cubiertas con gran eficacia por las herramientas digitales:

• Gestión de pagos. La liquidez es una cuestión nuclear para cualquier pyme, hasta el punto de que gran parte de su supervivencia depende de contar con una buena salud financiera gracias a una gestión eficaz del capital circulante. Por ello, existen herramientas como Cesnet Integral, una plataforma global que permite administrar la información clave para la gestión de las pólizas y de todos los clientes de una entidad, estén asegurados por Cesce o no, así como los datos sobre cliente potenciales. Por ejemplo, entre sus utilidades está el que concreta el nivel de riesgo de impago o que posibilita establecer un sistema de alertas. Y, por si fuera poco, además es gratuita.
• Trabajos en equipo. El trabajo colaborativo es esencial entre las pymes y, por ello, herramientas como Slack son cada día más esenciales. Entre sus usos cabe destacar su sistema de organización por canales, sus funciones de mensajería, llamadas de voz y vídeo o la posibilidad de poder colaborar con equipos de otras empresas, proveedores o clientes a través del servicio Slack Connect.
• Desarrollo de proyectos. En la actualidad, existen herramientas como Notion, que además de crear listas de tareas, permiten la gestión de los tiempos de cada proyecto, incluyendo la utilización de hojas de cálculo, procesadores de texto o bases de datos a través de plantillas. Además, se puede utilizar por todos los dispositivos que se habiliten en la empresa, pudiendo crear perfiles que tengan una parte profesional y otra exclusiva para cuestiones personales.
• Organización interna de los equipos. Desde planificar las vacaciones a repartir tareas o proponer reuniones de la plantilla. Así de amplio es el portfolio de utilidades de Trello, diseñada para la gestión global de todas las actividades de un departamento, pudiéndose compartir notas, chats, comentarios, archivos,… Una de sus virtudes es, además, que permite su integración con otras apps corporativas y que está disponible para todas las plataformas y equipos.
• Administración de la plantilla. A un coste muy asumible, cualquier pyme puede contratar herramientas como Bizneo, que permite gestionar la intranet de una empresa, pudiendo cada empleo realizar cualquier solicitud que desee, como presentar un justificante médico, modificar sus vacaciones o solicitar un gasto corporativo. En sus últimas versiones incorpora un reconocimiento biométrico, de manera que es prácticamente imposible de hackear por un tercero.