Para qué sirve el arqueo de caja

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Monitorizar posibles desfases

Aunque un emprendedor se encuentre concentrado en la generación de actividad comercial, es importante verificar de manera periódica las cuentas de la compañía. En este sentido, el arqueo de caja permite verificar que el dinero líquido que está a disposición de la entidad es efectivamente el que corresponde.

Esto es algo fundamental ya que, en cualquier momento, se puede precisar de capital circulante para afrontar algún gasto que, en caso de no hacerse, puede traer consigo alguna incidencia negativa, como una peor reputación frente a los proveedores o la generación de intereses innecesarios que condicionen nuestras cuentas el día de mañana.

Es decir, que el arqueo de caja permite detectar errores en las finanzas de la entidad, de modo que el dinero contante y sonante que hay a disposición coincide de manera exacta con lo que se recoge en la contabilidad. Si esto ocurre se dice que la caja está cuadrada, pero si no es así puede ocurrir o bien que falte dinero o que sobre, algo que, en cualquier caso, tiene que investigarse para averiguar lo que ha ocurrido.

La causa más habitual de un arqueo de caja es un error humano, por ejemplo, a la hora de satisfacer una factura con un cliente o con un proveedor pero, en casos más graves, puede servir para detectar un posible fraude interno o que no se está efectuando un adecuando registro contable, lo que significa que existen cobros y pagos que no están justificados.

Cuándo efectuar un arqueo de caja

No existe una fórmula mágica que indique cuándo se debe realizar un arqueo de caja pero sí que debe ser un compromiso del emprendedor, sobre todo, en las etapas iniciales de un negocio en las que los recursos, principalmente económicos, resultan más escasos.

Lo cierto es que depende de la tipología y de la actividad de cada negocio. Por ejemplo, si es un local físico abierto al público, como una farmacia o un bar, habrá que realizar estas comprobaciones con una frecuencia mayor que si se trata de una empresa cuyos tratos con terceros se focalizan a través de un único profesional. Pero, incluso si la empresa es unipersonal deben hacerse con una periodicidad cierta los arqueos de caja, ya que nadie es susceptible de no equivocarse a la hora de manejar los pagos en efectivo.

En cualquier caso, como al menos una vez al año cualquier sociedad debe presentar sus cuentas anuales y el Impuesto de Sociedades, ese será también el momento para revisar la situación del flujo de caja y solucionar posibles incidencias en el caso de que se haya producido alguna.

Pasos para efectuar un arqueo de caja

• Contabilizar todo el dinero en efectivo con el que cuenta la caja del negocio.
• Comparar este dinero con los tickets y facturas disponibles así como con cualquier otro registro de ventas que se haya computado.
• Evaluar, si se cuenta con ellos, todos los registros de pago de las tarjetas de crédito que tienen los profesionales de la organización, de modo que se tenga una constancia clara de todo el efectivo que se ha podido utilizar.
• Sumar todos estos gastos y restarlos del efectivo con el que cuenta la caja. En el caso de no cuadrar ambas cifras, encargar una investigación al responsable financiero para detectar dónde se ha producido el error.
• Recoger cada registro del arqueo de caja en un documento para medir las razones en las que se han producido incidencias en el pasado y cómo se solventaron.

Soporte tecnológico

En la actualidad, un modo bastante eficiente de llevar un arqueo de caja instantáneo minimizando cualquier error es a través de la contratación de una app contable. A un coste asumible, normalmente mediante suscripción a través de una plataforma SaaS (software as a service), una empresa puede disponer de una herramienta digital que, en tiempo real, computa cada gasto dentro del balance.

Otro de los elementos positivos de este tipo de soluciones es que potencia que todos los profesionales con competencia en la gestión contable, desde los directivos hasta el CFO o el controller financiero, puedan acceder a él desde cualquier dispositivo conectado habilitado, lo que significa que cualquier incidencia podrá ser resuelta al instante con independencia del lugar y el momento en el que se encuentre cada uno de ellos.

A la hora de presentar cuentas, una app de este tipo facilita de modo muy relevante la labor de los gestores, minimizando también cualquier posible error de cara a la Administración.